Yra tokia „verslo papročių“samprata. Pagal šį erdvų apibrėžimą - visos tradicijos, priimtos oficialių verslo santykių aplinkoje. Oficiali korespondencija išlieka vienu iš pagrindinių verslo sąveikos mechanizmų. Pareigūnai, verslininkai ir visuomeninės organizacijos bendrauja pranešimais, parengtais pagal bendrąsias taisykles.
Rašymo priežastis
Kad ir koks nuobodus ir nereikšmingas gali pasirodyti parengiamasis oficialaus apeliacijos rengimo etapas, jo negalima pamiršti. Turėtų būti aiškiai suformuluota dokumento rengimo priežastis.
Prieš sudarant oficialų laišką svarbu tiksliai nustatyti adresatą. Nustačius pranešimo temą, būtina patikrinti, ar šis klausimas patenka į adresato kompetencijos sritį. Jei kyla abejonių, kompetencijos klausimą geriau išnagrinėti organizacijos nuostatuose ir kituose norminiuose dokumentuose.
Užklausos tipas
Nustačius temą ir adresatą, turėtumėte pagalvoti apie apeliacijos rūšį.
Jei reikia, reikėtų parašyti oficialų laišką:
- Informuokite adresatą. Dažniausiai naujienlaiškiai siunčiami žemesnio lygio gavėjams aukštesnio lygio gavėjams;
- Kreipkitės į adresatą atlikdami testą, kuris reiškia tolesnius jo veiksmus. Taigi jie kreipiasi arba į aukštesnį asmenį, arba į lygiavertę padėtį;
- Duokite užduotį. Šis adreso tipas tinka kreiptis tik į pavaldinį.
Asmenys, besikreipiantys į institucijas, įmones ar kitas struktūras, dažniausiai naudoja prašymo-prašymo formą.
Oficialaus apeliacijos forma
Dėl griežtų oficialios ir verslo sąveikos apeliacijų forma nėra žemesnė už turinį. Kad laiškas pasiektų adresatą ir nepasimestų biuro labirintuose, jis turi būti surašytas pagal visas taisykles.
Organizacijos rašo laiškus ant oficialių blankų, priskiria išeinantį numerį ir nurodo datą. Norint greitai išsiaiškinti apeliacijos klausimus, svarbu nurodyti visą rangovo vardą ir pavardę bei kontaktinę informaciją. Jie rodomi paskutiniame poraštės laiško lape.
Asmenys rengia paraiškas ant tuščių A4 formato lapų mašinėle ir, retais atvejais, ranka.
Organizacijoms apeliacijos antraštėje nurodoma tik adresato pareigos ir vardas, t. informacija apie apeliacijos autorių ir kontaktiniai duomenys pateikiami oficialioje formoje. Asmenys turės papildyti antraštę savo duomenimis, įskaitant kontaktinį telefono numerį ir adresą, kuriuo turi būti išsiųstas atsakymas.
Kairėje nurodomi laiško duomenys, o po apeliacijos temos formuluote: „Apie atlygį“, „Apie informacijos teikimą“, „Apie asmeninį susitikimą“ir kt.
Oficialaus kreipimosi stilius
Rašant oficialius laiškus naudojamas oficialus verslo stilius. Pagrindiniai šio stiliaus principai yra nuoseklumas, neaiškumas ir pateikimo aiškumas. Verslo korespondencijoje šnekamoji formuluotė, kalbų vartojimas, jau nekalbant apie keiksmažodžius ir keiksmažodžius, yra nepriimtinas. Net labiausiai nerimą keliantys įvykiai oficialioje korespondencijoje turėtų būti pateikiami neutraliu tonu be emocinės spalvos.
Geriausia praktika laikytis aiškios ir logiškos sakinių ir pastraipų struktūros. Tai labai supaprastina skaitytojo informacijos suvokimą.
Oficialaus kreipimosi struktūra
Oficialus laiškas pradedamas apeliacija: . Po to seka preambulė, kurioje reikia atsakyti į klausimą: „Kodėl kreipimasis rašomas, kieno vardu ir dėl kokios priežasties“. Tai gali atrodyti taip:
«».
«».
Toliau nuo bendro prie konkretaus pateikiama aiškinamoji dalis, atspindinti specifiką. Jei rašomas skundas - chronologinė konflikto esmė. Kvietimo laiškuose aiškinamojoje dalyje pateikiama informacija apie renginio vietą, datą ir laiką, jo organizatorius ir adresato dalyvavimo formą.
Bet koks oficialus apeliacija baigiasi tiesioginiu prašymo surašymu. Pavyzdžiui: ", ", " ir kt.
