Kompiuterinių technologijų eroje partneriai vis dažniau bendrauja nuotoliniu būdu, pirmenybę teikdami negaišti laiko asmeniniams susitikimams ir deryboms. Todėl nenuostabu, kad darbo susirašinėjimas šiuolaikinio vadovo gyvenime neturi nemenkos reikšmės. Tai išlaikyti teisingai yra kiekvieno biuro darbuotojo užduotis.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei darbe turite bendrauti su klientais ar tiekėjais, tai, žinoma, dažnai turite rašyti oficialius laiškus. Tai nėra taip lengva, kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio: verslo susirašinėjimas yra kupinas daugybės spąstų, kuriuos būtina apeiti, norint išlaikyti jūsų, kaip kompetentingo partnerio, reputaciją. Jei neįmanoma išklausyti verslo korespondencijos meno kurso, laikykitės toliau pateiktų taisyklių.
2 žingsnis
Oficialus laiškas turi būti užregistruotas. Atlikite tai prieš pradėdami kompiliuoti ir įdėkite numerį į tam skirtą vietą (dažniausiai viršutiniame kairiajame kampe, po įmonės logotipu, jei toks yra). Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite adresatą. Pradėkite nuo pavadinimo, tada įrašykite pavardę (arba pavardes, jei raidė skirta daugiau nei vienam asmeniui). Pareigos turėtų būti išvardytos hierarchine tvarka, t. pirmiausia ateina, pavyzdžiui, direktorius, paskui jo pavaduotojas, tada tarnybų ir departamentų vadovai.
Po adresatų vardais nurodykite siuntėjo vardą ir vardą. Nepamirškite: linksnis „nuo“šiuo atveju nenaudojamas; tai yra viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų! Tada nurodykite laiško temą ir datą, kurią jis surašė. Laiško tema turėtų aiškiai pasakyti, apie ką bus kalbama šiame dokumente; aiškiai ir aiškiai pasakykite.
3 žingsnis
Laiško tekstas pradedamas apeliacija. Jei jis skirtas vienam asmeniui, tada kreipkitės vardu ir tėvavardžiu arba, kitaip, pavarde: „Gerbiamas pone Ivanovai“. Jokiu būdu neleiskite susipažinti su laišku, net jei esate asmeniškai pažįstamas su adresatu ir esate su juo „ant trumpos kojos“. Atminkite, kad tai yra oficialus dokumentas, jis turi būti įrašytas į archyvą ir gali būti naudojamas darbe net po kelerių metų.
Pats laiško tekstas turi būti aiškus ir suprantamas. Neskleiskite „minčių palei medį“, neužpildykite laiško nereikalingomis detalėmis, necituokite gerai žinomų faktų. Niekas nėra erzinantis, kaip laiko gaišimas skaitant dokumentą, kurio visą prasmę būtų galima išdėstyti 4 sakiniuose, tačiau jūs turite perskaityti 4 lapus. Trumpai ir suprantamai suformuluokite savo pasiūlymus, jei jums reikia paaiškinimų, pateikite juos priedo forma ir pridėkite prie laiško.
