Įsakymas yra labai praktinės svarbos dokumentas. Tai nurodo keletą konkrečių veiksmų: darbuotojo priėmimas į darbą ir atleidimas iš jo, drausminimas, poreikis įvesti naują technologiją ir daug daugiau. Tarnautojas privalo užtikrinti tokio tipo dokumentų saugojimą ir galimybę greitai rasti tinkamą. Tam kiekvienam užsakymui priskiriamas unikalus identifikavimo numeris.
Būtinas
- - užsakymai;
- - žurnalas;
- - personalo įrašų tvarkymo instrukcijos;
- - 2 arba 3 aplankai.
Nurodymai
1 žingsnis
Užsakymų registracijos forma nėra griežtai reglamentuota įstatymais. Yra standartinė instrukcija, kurią 2000 m. Lapkričio 27 d. Paskelbė Rosarkhivas ir kurioje teigiama, kad per kalendorinius metus personalo ir pagrindinės veiklos numeracija turėtų būti vykdoma atskirai. Jei dirbate mažoje įmonėje, kur sekretorius taip pat dirba tarnautojo darbą, pradėkite 3 aplankus ir 3 registracijos žurnalus.
2 žingsnis
Parašykite biuro darbo instrukcijas. Jį gali sudaryti tik keli daiktai. Nurodykite, kurie užsakymai turėtų būti saugomi 5 metus, o kurie - 75. Parašykite, į kuriuos masyvus jūsų įmonės užsakymai yra suskirstyti ir kaip nusprendėte juos paskirti. Užsakymai pagrindinei veiklai paprastai sunumeruojami eilės numeriu, o personalo užsakymai - su skaičiumi ir raide. Pavyzdžiui, skaičius gali atrodyti „Užsakymo Nr. 2-l / s“arba „Užsakymo Nr. 2-k“. Pagalvokite apie skirtingus dokumentų, kurių galiojimo laikas yra skirtingas, pavadinimus. Pavyzdžiui, trumpalaikis gali būti pažymėtas kaip personalas, o ilgalaikis - kaip personalas.
3 žingsnis
Padalinkite personalo užsakymus į 2 dalis pagal galiojimo laiką. Dokumentai apie nuolatinių ar mokomųjų atostogų suteikimą, trumpalaikę komandiruotę, paskatas ir drausmines nuobaudas saugomi 5 metus. Pateikite įsakymus dėl įdarbinimo, perkėlimo, atleidimo iš darbo, ilgų komandiruočių ir ilgų atostogų į kitą aplanką. Ant segtuvų viršelių užrašykite aplanko pavadinimą ir galiojimo laiką. Pagrindinės veiklos užsakymus pildykite atskirai
4 žingsnis
Didelėse firmose užsakymus išleidžia skirtingos tarnybos. Pagrindinės veiklos dokumentus paprastai tvarko sekretorius, o personalui - personalo skyrius. Atitinkamai kiekvienas turi savo aplanką ir savo apskaitos knygas. Personalo specialistui pakanka pradėti 2 knygas ir 2 aplankus, suskirstant dokumentus pagal saugojimo laikotarpius. Tačiau esant labai dideliam dokumentų srautui, kiekvienas aplankas dažnai yra padalijamas pagal užsakymų tipus. Jei jūsų įmonė priėmė atskirą saugojimo sistemą, vis tiek numeruokite užsakymus eilėje pagal bendrą masyvą ir užregistruokite juos viename žurnale.
5 žingsnis
Pagrindinės veiklos užsakymai gali būti taikomi ne tik visai įmonei, bet ir atskiriems padaliniams. Sukurkite kodą kiekvienam skyriui ar skyriui. Tai gali būti raidė arba skaičius. Nepamirškite, kad užsakymai pagrindinei veiklai turėtų skirtis nuo to, kuris priimamas tvarkant jūsų įmonės personalo įrašus. Šiuo atveju numeracija patenka į bendrą „pagrindinės veiklos“masyvą.
