Įsakymų įmonei išdavimo tvarką nustato biuro darbo instrukcijos. Tuo pat metu šių dokumentų apskaita ir saugojimas saugomi specialioje užsakymų registracijos knygoje, kuri turi būti kiekvienoje organizacijoje.
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurkite užsakymų registrą. Didelėse įmonėse tai atlieka atskiras tarnautojas; mažos įmonės šiems tikslams paskiria atsakingą asmenį. Galite naudoti ir patvirtintą registracijos knygos formą, ir parengtą savarankiškai.
2 žingsnis
Sukurkite užsakymų žurnalo viršelį. Jis turėtų būti pagamintas iš tankios medžiagos, kad užsakymo lapai nesusirauktų laikydami. Pažymėtina, kad šie dokumentai įmonėje turi būti saugomi mažiausiai 5 metus.
3 žingsnis
Ant viršelio užrašykite įmonės pavadinimą, knygos pavadinimą ir laikotarpį. Atsižvelgiant į užsakymų išdavimo organizacijoje dažnumą, registracijos žurnalą galima apskaičiuoti mėnesiui, ketvirčiui ar metams. Kitoje viršelio pusėje yra informacija apie asmenį, atsakingą už dokumento priežiūrą ir saugojimą.
4 žingsnis
Pasirinkite vieną iš užsakymų saugojimo būdų registracijos knygoje. Jie gali būti klijuoti knygoje arba įterpti segtuvu. Antrasis variantas yra pageidautinas tuo atveju, jei jums reikia gauti vieną iš užsakymų ir padaryti jo kopiją. Visi užsakymai turi būti išdėstyti chronologine tvarka. Kai kurios įmonės palieka atsarginius numerius, kurie gali būti reikalingi atgaliniam užsakymų apdorojimui. Tačiau šis metodas yra neteisėtas, todėl neturėtumėte juo piktnaudžiauti.
5 žingsnis
Sukurkite bendrą įmonės užsakymų formą. Paprastai tai yra firminis blankas, kurio viršutinėje dalyje yra iš anksto parengta išsami įmonės informacija: pavadinimas, adresas ir registracijos informacija.
6 žingsnis
Išduoti įsakymą. Įveskite jo numerį ir sudarymo datą. Po to sugalvokite pavadinimą, kuris turėtų trumpai atsakyti į klausimą "apie ką?" Pagrindinis tekstas susideda iš įsakymo pagrindo ir administracinės dalies. Pabaigoje dedamas galvos ar kito įgalioto asmens parašas.
7 žingsnis
Po to užsakymas surašomas užsakymų registravimo knygoje. Jei dokumentas turi įtakos įmonės darbuotojams, pavyzdžiui, sudaroma komisija, šie asmenys turėtų atkreipti dėmesį, kad jie perskaitė užsakymą ir padėjo savo parašą.
