Rengiant personalo įsakymus, būtina daug dėmesio skirti jų teisinei reikšmei. Kad jie būtų teisiškai įpareigojantys, juose turi būti pateikta keletas būtinų duomenų, įskaitant registracijos rodyklę arba, kitaip tariant, dokumento numerį. Užsakymų registravimo taisykles nustato vietinis įstaigos dokumentas, tačiau yra ir bendrų taisyklių.
Nurodymai
1 žingsnis
Užsakymo personalo eilės numeris taip pat yra jo registracijos numeris (indeksas). Visų personalo užsakymų (užsakymų) numeracija turėtų būti saugoma tarnybos metais atskirai kiekvienai administracinių dokumentų grupei specialiose registracijos formose.
Verslo metai paprastai sutampa su kalendoriniais metais (sausio 1 d. - gruodžio 31 d.). Tačiau yra išimčių, pavyzdžiui, kultūros, švietimo ir kt. Institucijos, kurių tarnybos metai prasideda rugsėjo 1 d.
2 žingsnis
Pirmiausia diferencijuokite visus užsakymus į atskiras grupes. Skirstykite popierius pagal jų galiojimo laiką į ilgalaikio ir trumpalaikio saugojimo dokumentus.
Didelėse organizacijose, kuriose dirba daug darbuotojų, patogumo sumetimais pasirinkite keletą grupių vienodu dalyku per tą patį užsakymų kiekį.
Pavyzdžiui, ilgalaikiam saugojimui skirtus dokumentus galima suskirstyti į grupes: įsakymai dėl priėmimo, įsakymai dėl atleidimo iš darbo, nurodymai dėl pervedimo. Trumpalaikio saugojimo dokumentus galima išskirti į serijas: užsakymai atostogoms, užsakymai komandiruotėms.
Organizacijose, kuriose dirba labai daug darbuotojų, kartais reikia sukurti kiekvienos kategorijos darbuotojų raidinius užsakymų pavadinimus.
3 žingsnis
Be to, užregistruokite kiekvieną iš šių specialių formų personalo užsakymų grupių. Kaip registracijos formą galite naudoti žurnalą, registracijos ir kontrolės korteles arba elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Kiekviena iš šių formų turi privalumų ir trūkumų.
Registracijos ir kontrolės kortelės bei elektroninės kartotekos, kurios paprastai dubliuojasi, yra patogesnės organizuoti ir ieškoti. Žurnalai suteikia daugiau informacijos saugumo.
Registracijos formose nėra griežtų standartų, tačiau jose paprastai pateikiama ši informacija:
- data;
- užsakymo serijos numeris;
- kas pasirašė (pareigos, pavardė);
- užsakymo santrauka;
- bazė;
- atlikėjas.
4 žingsnis
Dabar, norėdami suskirstyti eiliškumą pagal kadrą, jums tereikia pasidomėti atitinkamu žurnalu ir priskirti kitą dokumento rodyklę.
