Bet kurioje, net ir mažoje, organizacijoje išleidžiama ir saugoma daugybė skirtingų įsakymų ir pavedimų. Jei visi jie bus užregistruoti ir įrašyti į vieną dalyką, tai anksčiau ar vėliau tai sukels painiavą. Vargu ar tikrinimo įstaigų atstovai pritars tokiam apskaitos tvarkymui.
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami teisingai padalyti įmonėje išduotus užsakymus, turite vadovautis šiais dokumentais:
- patvirtino Rosarkhivas „Organizacijos veikloje sukurtų tipiškų valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laiką“;
- raštvedybos instrukcijos (parengtos valdymo organo).
Remiantis šiais dokumentais, kiekvienoje įmonėje turėtų būti sukurta atvejų nomenklatūra. Remiantis ja, padalijami įsakymai, instrukcijos ir kiti dokumentai.
Sukurtą bylų nomenklatūrą, atsižvelgiant į įmonės dydį ir jos struktūrą, galima suskirstyti į skyrius, nurodant raidinį kodą, arba ji gali būti bendra.
Bet kokiu atveju visi įmonės užsakymai yra sąlygiškai suskirstyti į pagrindinės ir ekonominės veiklos užsakymus ir personalo užsakymus.
2 žingsnis
Užsakymus dėl pagrindinės ir ekonominės veiklos paprastai vykdo sekretorius (jei atskirame įsakyme nenurodyta kitaip). Jis taip pat yra atsakingas už šių užsakymų registravimą, saugojimą ir archyvavimą.
Dokumentai skiriasi pagal saugojimo laiką. Užsakymai pagrindinei įmonės veiklai (organizacinei struktūrai, personalo lentelės tvirtinimui, jos pakeitimams ir pan.) Turi saugojimo linijas - nuolat. Kalendorinių metų pabaigoje jie perduodami įmonės archyvui.
Užsakymai ekonominiais ir veiklos klausimais saugomi 5 metus. Jie be eilės sunumeruoti. Jei įmonėje išduodamų pavedimų apimtis yra didelė, per metus jie yra padalijami į apimtį. Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, jie sunaikinami įregistravus atitinkamą aktą.
3 žingsnis
Užsakymai personalui surašomi ir saugomi įmonės personalo valdymo skyriuje. Jie taip pat skiriasi dėl galiojimo laiko.
Atskiras atvejis yra įsakymai dėl priėmimo, atleidimo iš darbo ir perkėlimo, kurių saugojimo laikotarpis yra 75 metai. Čia taip pat pateikiami įsakymai pakeisti pavardę, ilgalaikė komandiruotė, ilgalaikis laikinas darbuotojų perkėlimas ir kt. Šie dokumentai yra registruojami žurnale, turi nuolatinį numeravimą ir užrašus (dažniausiai „ls“, „k“). Metų pabaigoje tokie užsakymai yra susiuvami į vieną aplanką kartu su registracijos žurnalu ir perduodami archyvui.
4 žingsnis
Užsakymai atostogoms (reguliariai, be atlygio ir pan.), Trumpalaikėms komandiruotėms ir pervedimams surašomi atskiroje byloje, jie saugomi 5 metus. Prie užsakymo numeracijos pridedama raidė (pavyzdžiui, „o“arba skyriaus kodas).
Užsakymai surinkti turi tą patį saugojimo laikotarpį. Tačiau rekomenduojama juos laikyti atskirai, kaip prie jų pridedama analizės medžiaga (aiškinamieji raštai, protokolai, pranešimai ir profesinės sąjungos komiteto sprendimai ir kt.).
Pasibaigus saugojimo laikotarpiui, šie užsakymai sunaikinami.
5 žingsnis
Taip pat rekomenduojama akcijų užsakymus laikyti atskirai (saugojimo laikotarpis - 75 metai). Atskiru atveju pateikiami įsakymai skatinti jų pačių įmonę ir viršininką. Byla yra formuojama archyve.
