Teisingai organizuotas biuro darbas yra vienas iš sėkmingo bet kurios (net ir mažos) įmonės darbo komponentų. Iš tiesų pirmasis verslo partnerių įspūdis priklauso nuo to, kaip surašomi pagrindiniai dokumentai (užsakymai, instrukcijos, laiškai ir kt.). Taip pat svarbu, kaip greitai praeina gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų srautai.
Nurodymai
1 žingsnis
Konkretus darbuotojas turėtų būti atsakingas už darbo eigą įmonėje. Jei įmonė nėra labai didelė, tai yra sekretorius, sekretoriaus padėjėjas. Jei organizacija apima daugiau nei vieną padalinį (ypač jei jie turi skirtingas teritorines vietoves), organizuojama ikimokyklinio ugdymo įstaigos paslauga (valdymo dokumentacijos palaikymas).
Jie yra tie, kurie kuria įmonės instrukcijas darbui biure, ją patikslina ir daro pakeitimus. Rengdami dokumentą, galite remtis „Biuro darbo federalinėse vykdomosiose įstaigose taisyklėmis“.
2 žingsnis
Tai yra svarbus, lemiamas etapas, nes patvirtinus raštinės darbo instrukcijas, įmonės dokumentai turi atitikti tam tikrą stilių:
- detalių vieta (išilginė, kampinė);
- įmonės šriftas;
- formatas (popieriaus dydis, įtraukos).
Be pavyzdinių įmonės formų, instrukcijose turėtų atsispindėti tokie klausimai kaip gaunamų / siunčiamų dokumentų registravimo organizavimas; dokumentų ir priimtų sprendimų kontrolės organizavimas; dokumentų rengimas ir perkėlimas į archyvą ir kt.
3 žingsnis
Aplankų, kuriuose pateikiami tam tikro dalyko dokumentai, formavimas turėtų būti atliekamas pagal bylų nomenklatūrą. Jį parengia asmuo, atsakingas už apskaitos tvarkymą, remdamasis „Standartinių valdymo dokumentų, sugeneruotų organizacijos veikloje, nurodant saugojimo laiką, sąrašu“.
4 žingsnis
Atsižvelgiant į tai, kad darbas plėtojant bylų nomenklatūrą yra gausus, reikalaujantis didelių žinių, teisingiau organizuoti darbą jame dalyvaujant atskirų tarnybų ir departamentų atstovams. Jie sudaro tarnyboje ar skyriuje suformuotų atvejų (taip pat nurodydami saugojimo laikotarpius) sąrašus, o ikimokyklinio ugdymo įstaiga sudaro apibendrintą įmonės atvejų nomenklatūrą.
5 žingsnis
Siekdamas palengvinti darbą su dokumentais, vis daugiau įmonių naudoja elektroninę dokumentų valdymo sistemą (EDMS). Galima pasirinkti efektyviai veikiančią EDMS bet kuriai įmonei (kurioje dirba 7 arba 2000 darbuotojų). Efektyviausios kainos / kokybės santykio požiūriu šiandien yra tokios sistemos kaip „Delo“, „EVFRAT-Document Management“.
Tačiau net jei jūsų įmonė dar negali nusipirkti EDMS, į pagalbą bus atkurtos standartinės „Microsoft Office“programos. Naudojant įprastas „Word“, „Excel“, „PowerPoint“priemones, visiškai įmanoma organizuoti dokumentų dizainą pagal firmos tapatybės reikalavimus, nustatyti elektroninį dokumentų srautą.
