Vykdydama savo gamybinę veiklą, bet kuri įmonė sukuria daug dokumentų, kuriuos kai kurie, o kartais ir gana ilgai, turi saugoti. Būtent tam būtina organizuoti archyvą.
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurkite būtinas sąlygas dokumentams laikyti archyve. Visų pirma, kambarys turi būti apsaugotas nuo tiesioginio saulės spindulių poveikio, oro drėgmės lygis neturi viršyti leistino lygio, taip pat turi būti uždaryta prieiga pašaliniams asmenims.
2 žingsnis
Atkreipkite dėmesį, kad pagal archyvo patalpoms keliamus reikalavimus medinių pastatų, apgriuvusių pastatų, pastatų su drėgnais pamatais, palėpėse ar rūsiuose draudžiama. Tuo pat metu patalpos, skirtos įvairiems archyviniams dokumentams laikyti pritaikytame pastate, turėtų būti izoliuotos nuo likusių patalpų, esančių šiame pastate. Taip pat neleidžiama archyvo patalpinti pastato patalpose, kuriose dirba viešojo maitinimo tarnybos, chemines ar gaisrines pavojingas medžiagas laikančios organizacijos, maisto sandėliai.
3 žingsnis
Organizacijos archyvą rasite pastate, pritaikytame arba specialiai sukurtame įrašams laikyti. Laikantis priešgaisrinės saugos, patalpa turi būti pašalinta iš pavojingų daiktų. Pavyzdžiui, tai yra automobilių stovėjimo aikštelės, degalinės, garažai. Šalia įmonės archyvo neturėtų būti jokių objektų, teršiančių orą.
4 žingsnis
Renkantis kambarį, tinkamą archyvui tvarkyti, atsižvelkite į tai, kad normaliam archyvo veikimui reikalingi keli atskiri kambariai: archyvo saugykla; kambarys dokumentams gauti; saugomų dokumentų naudojimo patalpos; darbo kambarys archyvo darbuotojams.
5 žingsnis
Archyvų saugyklą atitolinkite nuo laboratorinių, buitinių ir pramoninių patalpų. Tuo pačiu metu atkreipkite dėmesį, kad jis neturi bendrų vėdinimo kanalų ir yra atskirtas nuo kaimyninių patalpų naudojant ugniai atsparias sienas ir lubas, kurių atsparumas ugniai yra mažiausiai dvi valandos. Be to, archyvo kambaryje kanalizacijos ir vandentiekio vamzdžių klojimas netaikomas.
6 žingsnis
Parašykite saugojimo organizavimui „Dokumentų saugojimo taisyklės“ir patvirtinkite jį su vadovu. Be to, vadovo įsakymu turėtų būti paskirtas asmuo, kuris bus atsakingas už archyvą. Taip pat kuriama speciali ekspertų komisija, kuri periodiškai atliks dokumentų patikrinimą, ar laikomasi jų saugojimo laikotarpių.
