Laikotarpiu, kai labai daug paraiškų sudaryti užduočių sąrašus, daugelis žmonių vis dar mėgsta popierinę tokių užduočių sąrašų versiją, tačiau paprastai susiduria su daugybe problemų, susijusių su teisingu užduočių formulavimu.
Sudarydami kitą sąrašą dalykų, kuriuos reikia atlikti dienos metu, žmonės susiduria su dviem problemomis. Pirmuoju atveju jie labai trumpai apibūdina užduotį, praleisdami net būtinas detales. Antruoju atveju paaiškėja, kad aprašymas yra be reikalo detalus, jame gausu detalių, tačiau pati užduoties esmė neišvengiama. Taigi, kaip rasti pusiausvyrą tarp trumpumo ir efektyvaus informacinio turinio?
Paprasčiausias dalykas yra sukurti užduotį taip, tarsi ją rašytum ne sau, o kažkam, kurį pažįstate. Aprašymas turėtų būti pakankamai trumpas ir suprantamas. Kurdami užduotį, mus visiškai apėmė mintys, susijusios su šia užduotimi, ir dėl pernelyg išsamaus ar per trumpo aprašymo prasmė mums tampa nepasiekiama - juk mes pamiršome beveik viską, apie ką galvojome užduoties nustatymo laikas. Galvojimas apie užduočių delegavimą leidžia išspręsti šią problemą.
Pradėkite praktikuoti teisingą problemos nustatymą dabar. Įsivaizduokite užduotį, kurią turite atlikti rytoj, ir užsirašykite, kad kas nors kitas iškart suprastų, kas yra pavojus. Problemos išdėstymas turėtų būti aiškus, glaustas ir apimti tik būtinas detales, kurios yra būtinos - visa kita galima nepaisyti. Be to, tam tikras užduoties kintamumas leis nesijausti prisirišęs prie standžių rėmų, kurie vaidina svarbų psichologinį vaidmenį.
