Nepriklausomai nuo to, kokia veikla organizacija užsiima, per savo gyvenimą ji sukuria daug dokumentų, kuriuos būtina išsaugoti. Kuo didesnė įmonė ir kuo platesnė jos veiklos sritis, tuo didesnė sukauptų dokumentų apimtis. Natūralu, kad anksčiau ar vėliau iškyla nesusijusios dokumentacijos rūšiavimo ir sunaikinimo klausimas. Belieka nustatyti, ką galima sunaikinti ir ką dar reikia išsaugoti.
Nurodymai
1 žingsnis
Norint susisteminti dokumentaciją, kiekvienam saugoti gautam dokumentui būtina nustatyti saugojimo laikotarpį, po kurio dokumentą galima sunaikinti nerizikuojant organizacija.
Naudokite patvirtintą dokumentų, kurių saugojimo laikotarpį nustato „Rosarchiv“, sąrašą. Pagrindinis dokumentas, kuriuo reikia vadovautis susisteminant tokio pobūdžio dokumentus, yra „Organizacijų veikloje sukurtų tipinių valdymo dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laiką“(patvirtintas „Rosarchiv“2000 10 06).
2 žingsnis
Taip pat išnagrinėkite departamentų kontrolinius sąrašus, kuriais turėsite pasinaudoti, jei jūsų organizacija patenka į skyrių kvalifikaciją (pavyzdžiui, yra karinių, bankų ir kt. Kontrolinių sąrašų). Dažniausiai organizacijų tipams taip pat buvo sudaryti dokumentų sąrašai (pavyzdžiui, akcinėms bendrovėms).
3 žingsnis
Nemažai dokumentų saugomi pagal jų specifiką, pavyzdžiui, mokesčių dokumentus reikia saugoti mažiausiai 4 metus, o finansines ataskaitas - mažiausiai 5 metus.
4 žingsnis
Sąrašų naudojimas yra patogiausias būdas tvarkyti dokumentus, nes yra aiškus kiekvieno tipo dokumentų saugojimo laikotarpis. Tačiau ne visus dokumentus galima suskirstyti į sąrašus. Kai kurių dokumentų saugojimo laiką turėtų nustatyti pati organizacija.
Tuo tikslu organizacija atitinkamu įsakymu sukuria ekspertų komisiją, kuri reguliariai tikrina dokumentų vertę, nustatydama saugojimo laikotarpius ir sunaikindama dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis yra pasibaigęs arba nereikalingas. Svarbu, kad komisijoje būtų žmonės, kurie sugeba apskaičiuoti dokumento aktualumą ir galimą riziką dėl jo praradimo.