Darbo ir dokumentų rengimo procese svarbus vaidmuo tenka jų tvirtinimui, kuris gali būti vidinis, kai dokumentus tvirtina pačios organizacijos padaliniai arba išoriniai, susiję su dokumentų tvirtinimu kitose institucijose. Teisiškai teisingai sutartas dokumentas suteikia teisę imtis įstatymų, normų ir taisyklių numatytų veiksmų. Patvirtinimo procedūrą išlaikę dokumentai yra antspauduojami arba antspauduojami.
Nurodymai
1 žingsnis
Dirbant organizacijos darbuotoju, kurio atsakomybė apima vidinį ir išorinį dokumentų tvirtinimą, būtina turėti aiškią informaciją apie tai, kurie įmonės padaliniai yra atsakingi už jų patvirtinimą.
2 žingsnis
Sudarykite sąrašą dokumentų, kuriuos reikės patvirtinti per visą darbo laiką. Aiškiai nurodykite skyrius, atsakingus už jų patvirtinimą. Sudarykite lentelę, kurioje būtų nurodytos dokumentų rūšys, kurias privaloma patvirtinti, departamentai, atsakingi už šio darbo atlikimą, pareigos, pavardės, vardai, darbuotojų tėvavardžiai, jų telefonai ir el.
3 žingsnis
Nuspręskite dokumentą, kurį reikia patvirtinti. Sudarykite planą, nurodydami, kokia tvarka susisieksite su savo organizacijos padaliniais. Sužinokite darbų atlikimo terminus kalbėdami su kiekvienu įmonės padalinio darbuotoju, atsakingu už dokumento patvirtinimą.
4 žingsnis
Atidžiai stebėkite dokumento patvirtinimo sąlygas, greitai reaguokite į visus skyriaus darbuotojo padarytus pakeitimus. Jei kyla abejonių dėl atliktų dokumento pakeitimų, būtinai pasitarkite su organizacijos specialistais, išaiškindami visus niuansus. Tai padės sutrumpinti patvirtinimo laiką ateityje ir leis teisėtai teisingai parengti dokumentą.
5 žingsnis
Kiekviename organizacijos skyriuje, praėjus patvirtinimo procedūrą, dokumente uždedama viza. Tai gali būti skyriaus antspaudas arba „Patvirtintas“antspaudas su darbuotojo pareigos, vardo ir parašo nuoroda. Įsitikinkite, kad kiekvienas darbuotojas, atsakingas už dokumento patvirtinimą, jį teisingai pasirašo. Priešingu atveju jis nebus pasirašytas organizacijos vadovo.
6 žingsnis
Paskutinė nuoroda, patvirtinanti dokumentą, yra įmonės vadovas. Laikoma, kad dokumentas yra teisiškai suderintas tik tuo atveju, jei jį pasirašo vadovybė, visų padalinių darbuotojai, įmonės antspaudas ar antspaudas.
7 žingsnis
Išoriškai derindami dokumentus, kuriuos reikia patvirtinti įvairiose institucijose, patikrinkite organizacijų, į kurias turite kreiptis, sąrašą. Sužinokite išsamią informaciją apie skyrius, jų darbuotojus, susijusius su koordinavimu. Paskambinkite jiems arba atsiųskite el. Laišką, nurodydami reikiamą dokumentų sąrašą. Susitarkite dėl susitikimo laiko.
8 žingsnis
Parenkite klausimų, susijusių su patvirtinimo laiku ir pakeitimų atlikimo tvarka, sąrašą įstaigos darbuotojui, susijusiam su išoriniu dokumentų tvirtinimu. Padarykite oficialų nustatytos formos pareiškimą, nurodydamas dokumentų, dėl kurių reikia susitarti, sąrašą. Kontroliuokite dokumentų patvirtinimo laiką ir jų vykdymo teisingumą.
