Nepaisant gausybės komunikacijos kanalų, el. Paštas išlieka patikimiausias verslo kontaktams. Akivaizdus jo trūkumas prieš žodinį kontaktą yra tai, kad gavėjas gali tiesiog nepaisyti laiško. Norint nerašyti į tuštumą, svarbu žinoti verslo el. Pašto susirašinėjimo taisykles.
Tema yra galva
Elektroninės verslo korespondencijos efektyvumas daugiausia priklauso nuo teisingos temos. Peržiūrėjęs išsiųstų pranešimų sąrašą, gavėjas tikriausiai pačioje darbo dienos pabaigoje paliks laišką be temos, pirmenybę teikdamas svarbesniems pavadinimams.
Tema „iš Aleksandro“, „Vitalijui“ir kitos abstrakčios antraštės yra tinkamos tik tuo atveju, jei gavėjas laukia laiško ir neseniai vykusiame pokalbyje buvo informuotas apie neišvengiamą svarbios informacijos siuntimą. Visais kitais atvejais tokios temos yra gaila. Jie neatspindi apskundimo priežasties, laiško esmės ir svarbos.
Gerai apibrėžta 2–4 žodžių apibrėžta sakinys laikomas gera tema. Pvz.: „Pranešimo projektas tvirtinti“, „UAB„ Business-Trade “komercinis pasiūlymas,„ Dėl skalūno tiekimo “,„ Šiferis. Pasiūlymas svarstyti.
Nepaisant kreipimosi tikslo, laiško autorius turėtų būti atsargus pritraukdamas dėmesį. Taigi, pažymi „Skubu!“, „Režisierius asmeniškai“, „Svarbu!“temos eilutėje turėtų būti nurodomi tik tais atvejais, kai pranešimas iš tikrųjų turi ypatingą reikšmę, ir ne tik siuntėjui, bet ir gavėjui. Jei kiekvieną laišką iš to paties kontaktinio asmens lydi nepateisinami dėmesio ženklai, gavėjas nustos į juos atsakyti, o kraštutiniais atvejais išsiųs juos į juodąjį sąrašą arba peradresuos pavaldiniams.
Apeliacija
El. Laiškas turėtų prasidėti pranešimu. Būtina naudoti visą gavėjo vardą ir parašyti juos be klaidų. Dėmesingas adresatas, pastebėjęs rašybos klaidą savo vardu, tikrai praras pasitikėjimą apeliacijos autoriumi ir norą tęsti dialogą.
Kad taip nenutiktų, net ir siunčiant masinius laiškus, prieš siųsdami neturėtumėte pamiršti motyvacinio laiško korektūros. Klaidos dažniausiai gali paslėpti, kai kreipiamasi, rašant sudėtingas pavardes, galūnes. Nepaisant gavėjo statuso, teisingiau kreiptis pagal vardą ir tėvavardį, jei jie nėra žinomi, tada leidžiama naudoti tradiciškai neutralias konstrukcijas: „Labas popietė“, „Labas“. Jei autorius ir laiško gavėjas gyvena skirtingose laiko juostose, leidžiama kreiptis: „Laba diena“, „Laba valanda“.
Vertinkite savo ir kitų laiką
El. Laiškas turi būti trumpas, aiškus ir be erzinančių ar nereikalingų detalių. Ši kokybė ypač svarbi tais atvejais, kai elektroninis susirašinėjimas yra verslo bendradarbiavimo pradžia, o ne jo tęsinys.
Pirmoje apeliacijos pastraipoje autorius turi prisistatyti, jei susirašinėjimas nebuvo vedamas anksčiau arba buvo seniai nutrauktas. Optimalus to dizainas yra tradicinė frazė: „Jus jaudina verslo prekybos darbuotojas Vasilijus Kuznecovas. Norėčiau tęsti mūsų pokalbį apie pasiūlymo dėl kanalo tiekimo svarstymą “.
Be to, pats pasiūlymas turėtų būti pateiktas kuo glaustai ir, kaip išplėstinis informacijos šaltinis, prie laiško turėtų būti pridėtas komercinis pasiūlymas.
Visas sakinio mintis reikia logiškai suskirstyti į pastraipas, įrašyti sąrašus, tinkamai naudoti drąsų paryškinimą ir pabraukimą, o tai pagerina skaitytojo informacijos suvokimą ir sutrumpina laiką panirti į temą. Paprastai el. Laiške retai būna daugiau nei 3–5 pastraipos.
Galutinė statyba
Tikslinga nutraukti el. Laiškus atsisveikinant su verslu tokiu būdu: „Su geriausiais linkėjimais, …“, „Nuoširdžiai jums, …“ir kt. Bet tokiais atsisveikinimo žodžiais kaip „Visada tavo …“, turėtumėte būti kuo atsargesni, nes neoficialus tonas ir per didelė konvergencija gali būti dviprasmiška gavėjui.
Prie parašo turi būti pridėti kontaktiniai duomenys. Svarbu nurodyti telefono numerius, faksą, oficialią atstovaujamos organizacijos svetainę, taip pat atsarginį el. Pašto adresą, nes adresatas kontakto adresą mato pačiame laiške.
Mintys, kurios atsiranda rengiant dokumentą, neturėtų būti įformintos postmarke. Kaip žinote, tokia pavėluotų rašymo idėjų išraiška yra tinkama tik asmeniniame susirašinėjime. Elektroninis spausdinimas leidžia bet kada pakeisti apeliacijos teksto turinį. Naudokite laiške P. S. gali būti neigiamai įvertintas gavėjo, kuris ne be reikalo gali pagalvoti, kad adresatas skyrė laiko harmoningai įtraukti į laišką papildomą informaciją ir nusprendė apsiriboti greitu postriptu.
