Kai kurios organizacijos savo darbe naudojasi verslo laiškais. Vienas iš jų yra patvirtinimo laiškas. Jis siunčiamas siekiant patvirtinti, kad buvo gauta bet kokia medžiaga, informacija ir kiti dokumentai. Jis surašytas raštu ir bet kokia forma. Kokia šio laiško sudarymo tvarka?
Nurodymai
1 žingsnis
Organizacijos blanke išrašykite patvirtinimo laišką, žinoma, tai nėra būtina, bet bus geriau. Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite išsamią informaciją apie savo organizaciją, žemiau parašykite, kam adresuojamas šis dokumentas, pavyzdžiui, LLC „Vostok“generalinis direktorius Ivanovas Ivanovičius.
2 žingsnis
Daugelis organizacijų registruoja gaunamus / siunčiamus pranešimus žurnaluose, todėl patartina įrašyti korespondencijos serijos numerį ir sudarymo datą. Taip pat palikite tuščią eilutę tam pačiam adresato duomenims.
3 žingsnis
Toliau centre nurodykite pavadinimą, tai yra laiško temą, pavyzdžiui, apie paslaugų kainų padidėjimą. Po to parašykite asmens, į kurį kreipiatės, vardą arba pareigas, pavyzdžiui, gerbiamas ponas Ivanovas. Atminkite, kad jokių santrumpų naudoti negalima.
4 žingsnis
Tada parašykite laiško paskirtį, pavyzdžiui: „Mes informuojame jus, kad perskaitėme jūsų kainoraštį ir esame pasirengę bendradarbiauti ateityje“.
5 žingsnis
Toliau pateikiama pagrindinė laiško dalis, tačiau jos nereikia. Čia galite nurodyti sąlygas, pavyzdžiui, sutikdami dėl bendradarbiavimo ir kitos informacijos.
6 žingsnis
Toliau eina paskutinė patvirtinimo laiško dalis, kurios turinys priklauso nuo jūsų pažinties su adresatu laipsnio, tai gali būti frazės: „Pagarbiai …“, „Pagarbiai jūsų …“arba „Su geriausiais linkėjimais….
7 žingsnis
Prie patvirtinimo laiško gali būti parengti priedai, pavyzdžiui, grafikai, bet kokie skaičiavimai. Tai daroma tam, kad laiškas nebūtų užgriozdintas nereikalinga informacija ir kad jį būtų lengva perskaityti. Tekste jums tiesiog reikia nurodyti šiuos šaltinius.
8 žingsnis
Laiško pabaigoje vadovas turi uždėti organizacijos parašą ir antspaudą. Atsiųskite savo verslo laišką paštu arba paduokite asmeniškai. Kai kurie žmonės tam naudoja el. Paštą, o tai žymiai taupo laiką.
