Verslo etiketo taisyklės reikalauja nepalikti neatsakytų laiškų, gautų iš kolegų ir partnerių. Ypatingas vaidmuo oficialioje korespondencijoje tenka patvirtinimo laiškui. Šis dokumentas nustato preliminarius susitarimus, bet kokios informacijos gavimo ir perdavimo faktus, norą dalyvauti konkrečiame renginyje ir kt. Kiekvienam patvirtinimo laiško tipui yra nusistovėjusios pagrindinės frazės.
Nurodymai
1 žingsnis
Paruoškite standartinę A4 formą patvirtinimo laiškui rašyti. Viršutiniame kairiajame kampe būtinai įdėkite informaciją apie savo organizaciją: vardas, pavardė, juridinis adresas su pašto kodu, kontaktiniai numeriai, pirminis valstybinis registracijos numeris (OGRN) ir kita informacija. Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite adresato duomenis: gavėjos organizacijos pavadinimas, pareigos, asmens, kuriam siunčiamas patvirtinimo laiškas, pavardė ir inicialai, visas pašto adresas.
2 žingsnis
Suformuluokite savo el. Pašto pavadinimą. Tai leis gavėjui lengviau jį identifikuoti ir lengviau organizuoti jūsų organizacijos archyvuose. Pavadinimas turi būti trumpas ir informatyvus, pavyzdžiui: „Gavus tiekimo sutartį iš UAB„ NNN “arba„ Dėl dalyvavimo patvirtinimo seminare 2002 02 02 “. Įveskite antraštę kairėje po išsamia organizacijos informacija.
3 žingsnis
Nukreipkite 2-3 eilutes nuo antraštės ir įveskite pranešimą adresatui. Naudokite standartinę oficialaus kreipimosi į verslo partnerius formą: "Gerbiamasis Ivanai Ivanovičiau!" arba "Gerbiamas pone Ivanovai!"
4 žingsnis
Pagrindinėje patvirtinimo laiško dalyje trumpai apibūdinkite faktą, kad jūsų organizacija iš adresato gavo bet kokius dokumentus, prekes, paslaugas. Tekstas turėtų būti lakoniškas ir neviršyti 1–2 sakinių: „AAA LLC patvirtina, kad gavo 2 (dvi) 2011-02-12 Nr. 34 tiekimo sutarties kopijas“.
5 žingsnis
Jei laiškas patvirtina anksčiau pasiektus susitarimus, turite trumpai apibūdinti jų esmę. Pavyzdžiui, įvyko įmonių generalinių direktorių pokalbis, kuriame jie išreiškė ketinimą abipusiai naudingam bendradarbiavimui, pasiektam per derybas 2010 m. Sausio 29 d. Prašome atsiųsti dokumentus, reikalingus susitarimui sudaryti."
6 žingsnis
Patvirtinimo laišką užbaigkite fraze, išreiškiančia dėkingumą ir viltį ilgalaikiam bendradarbiavimui. Jei reikia, laiško pabaigoje taip pat galite paprašyti papildomos informacijos ar dokumentų: „Patvirtiname savo dalyvavimą aplinkos problemų seminare 2008 m. Gegužės 23 d. Prašome atsiųsti dalyvio klausimyną mūsų adresu“.
7 žingsnis
Atspausdinkite laišką dviem egzemplioriais ir pasirašykite su organizacijos vadovu. Vieną kopiją adresatui išsiųsite paštu, antrą - įdėkite į savo archyvą saugoti.
