Sudarant sutartį labai svarbu kuo labiau apsaugoti savo įmonę nuo visų galimų rizikų. Dėl to sandorio šalis tikrinama specializuotose svetainėse dėl mokesčių skolų buvimo, dalyvavimo arbitražo teismuose, dėl partnerių, pirkėjų ar klientų pretenzijų buvimo. Būtinai paprašykite šio dokumentų paketo.
Prašomi dokumentai
Bet kuri ribotos atsakomybės bendrovė ar akcinė bendrovė turi Chartiją, kuri nėra komercinė paslaptis ir leis sužinoti tikslus ir veiklos rūšis, įstatinio kapitalo dydį, steigėjų vardus ir kitą naudingą informaciją. Norint visiškai apsisaugoti nuo rizikos ilgalaikių santykių rėmuose, geriau paprašyti prašomų dokumentų kopijų su vadovo antspaudu ir parašu. Paskutinis puslapis turi būti antspauduotas mokesčių inspekcijos.
Taip pat reikalingos OGRN (valstybinės registracijos pažymėjimas) ir TIN (mokesčių registracija) kopijos. Jei potencialus partneris yra suinteresuotas rimtu bendradarbiavimu, jis taip pat pateiks naują vieningo valstybinio juridinių asmenų registro išrašą, originalą arba patvirtintą kopiją. Toks dokumentas gali būti pasirašytas tiek įgalioto pareigūno parašu ranka kartu su skyriaus antspaudu, tiek patobulintu elektroniniu parašu - pagal įstatymą Nr. 63-FZ jie yra lygiaverčiai.
Jei įmonė nepažįstama, verta paprašyti informacijos apie vidutinį darbuotojų skaičių, įvairių rūšių veiklos licencijų kopijas, nuosavybės pažymėjimus ar patalpų nuomos sutartį, įrangos dokumentus, transporto priemonių pasus.
Dokumentai, kurių audito metu reikalauja mokesčių institucijos
Norint visiškai apsisaugoti atliekant mokesčių auditą, svarbu įsitikinti, kad visos kitos sandorio šalys yra „švarios“. Prieš sudarydami sutartį, taip pat kartą per ketvirtį, turėtumėte paprašyti patvirtintos PVM deklaracijos kopijos su žyme apie pristatymą mokesčių institucijai, informacijos apie mokesčių ir rinkliavų mokėjimų būklę. Iš pradžių taip pat svarbu išsiaiškinti ir geriau gauti oficialų laišką apie taikomą mokesčių sistemą.
Žinoti, ar kita sandorio šalis moka pridėtinės vertės mokestį, reikia žinoti ne tik norint įsitikinti jo sąžiningumu prieš įstatymą. Jei transporto įmonė, tiekėjas ar rangovas laiku nesumoka PVM, jį sumokėti galima iš paslaugų vartotojo ar pirkėjo, ir šiuo atveju ginčytis su mokesčių institucijomis yra gana sunku.
Į ką atkreipti dėmesį sudarant sutartį
Kad tiekėjas, rangovas ar transporto įmonė negalėtų atsisakyti sutarties sąlygų kilus ginčui, svarbu įsitikinti, kad visus parašus pateikė įgalioti asmenys. Dažnai sutartį, specifikacijas, paraiškas, įgaliojimus, UPD, sąskaitas faktūras, atliktų darbų aktus ir kitus dokumentus pasirašo vadovai ar buhalteriai. Jei kreipiamasi į teismą, vadovybė tiesiog gūžčioja pečiais ir atleidžia save nuo bet kokios atsakomybės už savo darbuotojų veiklą, net jei tuo metu jie vis dar dirba organizacijoje.
Kruopšti parašų dokumentuose kontrolė padės išvengti šios situacijos. Iš anksto būtina paprašyti patvirtintų sprendimų (protokolų) dėl vadovo paskyrimo, įsakymo dėl vyriausiojo buhalterio paskyrimo ar priėmimo į darbą kopijų. Jei vadovas turi teisę pasirašyti už jį, tada atitinkamas įsakymas. Jei reikia, gaukite įgaliojimus asmenims, įgaliotiems įmonės vardu pasirašyti prašomus dokumentus.
