Organizacinis ir administracinis dokumentas vadinamas protokolu, kuriame užfiksuota klausimų aptarimo eiga ir sprendimų priėmimas kolegialių organų posėdžiuose, posėdžiuose, posėdžiuose ir konferencijose.
Būtinas
Susitikimo minutės
Nurodymai
1 žingsnis
Protokolas sudaromas tiek bendrose formose, tiek tuščiuose standartiniuose A4 formato popieriaus lapuose ir jame pateikiama tokia išvardyta informacija:
- dokumento rūšies pavadinimas ir serijos numeris;
- data;
- protokolo surašymo vieta;
- teksto pavadinimas;
- tekstas;
- pirmininko ir sekretoriaus parašai.
2 žingsnis
Į protokolo antraštę reikia įdėti šią informaciją:
- visas organizacijos pavadinimas;
- dokumento rūšis (t. y. protokolas);
- data ir numeris;
- protokolo surašymo vieta;
- tiesiogiai pats pavadinimas ant teksto. Organizacijos pavadinimas nurodomas su organizacine ir teisine forma ir atitinka oficialiai nustatytą pavadinimą (organizacijos reglamente ar chartijoje). Be to, teisinė forma parašyta visa, o ne santrumpa.
3 žingsnis
Įvadinėje dalyje turėtų būti išvardyti susirinkime dalyvaujantys asmenys, taip pat nurodoma, kas buvo pirmininkas, o kas - sekretorius. Jei tai yra gamybinio susirinkimo protokolas, tada visiems dalyvaujantiems turėtų būti nurodytas pareigos pavadinimas. Įžanginė dalis baigiama darbotvarke. Leistinas šis įrašas: Buvo … žmonių.
4 žingsnis
Pagrindinė protokolo dalis turėtų būti susisteminta pagal šią schemą: IŠKLAUSOMAS - KALBĖTAS - NUSPRENDĖ (NUSPRENDĖ) atskirai kiekvienam darbotvarkės klausimui. Ir su didele raide - trumpas ataskaitos, pranešimo turinio įrašas. Skyriuje „KALBĖJAI“metmenys yra vienodi. Skyriuje NUSPRENDĖ, kad priimtus sprendimus būtina išdėstyti atskirai, o protokolo tekstą pasirašo sekretorius ir pirmininkas.
