Asmens byla yra visas darbuotojui skirtų dokumentų kiekis, kuriame yra būtina asmeninė informacija apie darbuotoją ir duomenys apie jo stažą. Asmens byla saugoma kiekvienam darbuotojui atskirai, atskirame aplanke. Kad darbuotojo asmens byloje būtų galima patogiai susisteminti informaciją apie darbuotoją, yra tam tikros jos formavimo taisyklės.
Nurodymai
1 žingsnis
Atminkite, kad asmens byla privaloma tvarkyti tik valstybės tarnybų įstaigų darbuotojams, visi kiti darbdaviai nusprendžia, ar asmeninius reikalus tvarkyti savo nuožiūra. Tuo pačiu metu, jei sprendimas dėl darbuotojų asmens bylų tvarkymo buvo priimtas, dokumentai turėtų būti surašyti pagal biuro darbo taisykles.
2 žingsnis
Darbuotojo asmens byloje yra gana didelis dokumentų kiekis, įskaitant darbuotojo profilį, jo biografiją, rekomendacijas ir charakteristikas, dokumentus apie išsilavinimą ir kt. Vienas iš būtinų darbuotojo asmens bylos atributų yra vidinis bylos dokumentų aprašas.
3 žingsnis
Atlikite vidinę dokumentų inventorizaciją - tai pirmasis dokumentas, investuotas į bylą. Kadangi asmens byla formuojama chronologine tvarka, inventorius sudaromas tokiu pačiu būdu. Taigi iš pradžių į inventorių įrašomas visas dokumentų, surašytų ir gautų iš darbuotojo priimant į darbą, sąrašas. Ateityje, gavę naują dokumentaciją, padėkite dokumentus į bylą ir chronologine tvarka įrašykite į inventorių.
4 žingsnis
Tvarkydami darbuotojo asmens bylą, kiekvienam paduotam dokumentui priskirkite serijos numerį. Pažymėkite puslapius atskirai numeruodami. Be to, priklausomai nuo dokumento kategorijos, priskirkite jam specialų indeksą.
5 žingsnis
Įvesdami duomenis į vidinį asmens bylos dokumentų sąrašą, nurodykite informaciją apie kiekvieno dokumento serijos numerį ir rodyklę, visą dokumento pavadinimą ir lapų skaičių tuo atveju, jei šis dokumentas užima. Skaičiuokite lapus, kuriuose atliekama inventorizacija, atskirai nuo bendro bylos. Patvirtinkite vidaus aprašą savo parašu ir jo nuorašu, nurodančiu vietą. Teisingas vidaus inventoriaus pildymas leidžia susisteminti darbuotojų asmens bylas ir padaryti prieigą prie informacijos apie darbuotoją patogią ir efektyvią.
