Vykdydami ekonominę veiklą, įmonių vadovai sudaro daug skirtingų sutarčių su tiekėjais ir pirkėjais. Tam, kad galėtų stebėti šių reglamentų galiojimo laiką, kai kurios organizacijos naudoja vadinamuosius sutarčių registrus. Apskritai sąvoka „registras“reiškia tam tikrą gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimo žurnalą. Kaip sukurti tokią duomenų bazę?
Nurodymai
1 žingsnis
Pirmiausia turite nuspręsti, kokią informaciją norite pamatyti registre, tai yra, pabrėžti sau svarbiausius kriterijus. Po to žurnale, kurį galima atlikti tiek „Excel“, tiek naudojant įprastą užrašų knygelę (pageidautina A4 formato), sudarykite lentelę.
2 žingsnis
Jei sustabdėte antrąjį metodą, pirmiausia paruoškite titulinį puslapį. Ant jo užrašykite išsamią informaciją apie organizaciją, tai yra INN, KPP, OKATO, juridinį adresą ir organizacijos vadovą. Viduryje parašykite „Sutarčių registras už (nurodykite laikotarpį)“.
3 žingsnis
Tada kitame lape padarykite lentelę, susidedančią iš šešių stulpelių. Pirmame stulpelyje nurodykite su kita sandorio šalimi sudarytos sutarties numerį, antrajame - norminio teisinio dokumento datą, o trečiajame - jo galiojimo datą.
4 žingsnis
Toliau nurodykite sandorio šalies pavadinimą, rangovą ir sutarties objektą, pavyzdžiui, apskaitos programų kūrimą. Pasirinktinai galite nurodyti sutarties sumą, ar yra papildomas susitarimas ir kitas sąlygas. Paprastai sutartys sudaromos chronologine tvarka. Pasibaigus laikotarpiui, patartina su organizacijos vadovu mirksėti, numeruoti ir pasirašyti dokumentą. Po to registrą perduokite archyvui.
5 žingsnis
Be to, norint sudaryti registrus, galite naudoti specialiai sukurtą programą, vadinamą „Sutarčių registras“. Tai leidžia sekti mokėjimus pagal sutartis, šių dokumentų galiojimo laiką, taip pat tvarkyti sumokėtų sumų apskaitą. Programa automatiškai sukuria sąrašus, kuriuos pasibaigus laikotarpiui galite atsispausdinti ant popieriaus.
6 žingsnis
Galite sustoti prie trečiojo metodo, tai yra, naudodami „Excel“programą. Lentelės stulpeliai gali turėti apytikslį turinį, kaip ir naudojant pirmąjį metodą. Pasibaigus laikotarpiui, atspausdinkite registrą ir atiduokite vyriausiajam buhalteriui pasirašyti.
