Darbotvarkė yra susitikimo ar posėdžio griaučiai. Jame yra nustatytos pagrindinės diskusijų temos ir pagrindinės diskusijų sritys. Jis nustato susitikimo tvarką, sutelkia dalyvių dėmesį į profesionalų pokalbį, neleidžia diskusijai išsivystyti į chaotišką keitimąsi nuomonėmis.
Nurodymai
1 žingsnis
Pradėkite rengti darbotvarkę, kai tik vadovybė nusprendžia dėl susitikimo datos ir temos. Karštas ant kulnų, jums bus lengviau suformuluoti jo mintis. Be to, turėsite pakankamai laiko pataisyti pirmąją parinktį, jei vadovas nori pakeisti.
2 žingsnis
Pažymėkite pagrindinius ir mažus susitikimo temos aspektus. Neperkraukite dienotvarkės mažais klausimais, kuriuos galima išspręsti įprastai. Geriausias variantas yra įtraukti 1-2 reikšmingus taškus, kurių aptarimu domisi dauguma komandos, ir palikti laiko greitai išspręsti mažiau svarbius klausimus, įskaitant tuos, kurie iškilo susitikimo metu.
3 žingsnis
Suformuluokite darbotvarkės klausimus. Venkite dviprasmiškų ar dviprasmiškų sakinių. Padarykite savo darbotvarkės klausimus kiek įmanoma konkretesnius. Perskaitęs juos, susitikimo dalyvis turėtų lengvai suprasti problemos esmę ir jos aptarimo tikslą. Jei turite kokių nors sunkumų, kreipkitės pagalbos į specialistą, kuris pasakys pagrindinę kalbą šia tema.
4 žingsnis
Kiekvienas punktas turėtų prasidėti prielinksniu „apie“arba „apie“: „Pardavimų skyriaus iniciatyva surengti valymo dieną“arba „Dėl funkcijų perskirstymo tarp rinkodaros skyriaus ir spaudos tarnybos“ir kt. Jei aptariamas koks nors norminis dokumentas, sąlyga gali skambėti taip: „Dėl įmonės įstatų patvirtinimo“arba „Dėl sekretoriato darbuotojų pareigybių aprašymų pakeitimų“ir kt. Jei turite informacinių klausimų, kurių nereikia aptarti, pateikite atitinkamą paaiškinimą skliausteliuose arba atskirtus dvitaškiu. Pavyzdžiui, „Apie perspektyvias knygų leidybos sritis: generalinio direktoriaus pavaduotojo pranešimas apie komandiruotę seminare“.
5 žingsnis
Suformuokite savo dienotvarkę. Praktiškai yra du būdai, kaip išdėstyti klausimus: nuo svarbiausių iki mažiau svarbių ir nuo nedidelių iki reikšmingų. Kiekviena galimybė turi savo teigiamų aspektų. Pirmuoju atveju pagrindiniai klausimai svarstomi posėdžio pradžioje. Darbuotojai yra aktyvesni, nuovargis jiems dar neturi įtakos. Tačiau pirmojo klausimo aptarimas gali užsitęsti, neliks laiko spręsti nedideles, bet svarbias problemas. Jei susitikimas prasideda ne tokiais svarbiais klausimais, darbuotojai palaipsniui prisijungia prie ritmo ir iki pagrindinio klausimo paskelbimo jie yra visiškai pasirengę konstruktyviam dialogui.
6 žingsnis
Darbotvarkę atsispausdinkite pagal savo organizacijos raštvedybos reikalavimus. Be faktinių diskusijų klausimų, nurodykite susitikimo datą, laiką, vietą, pagrindinius pranešėjus, dalyvius ir pakviestus ekspertus. Patvirtinkite dokumentą su organizacijos vadovu. Originalią darbotvarkę vėliau pridėsite prie posėdžio protokolo. Remdamiesi patvirtinta darbotvarke, paruoškite naujienlaiškį ar skelbimus darbuotojams.
