Daugelyje organizacijų dokumentai saugomi dešimtmečius. Norėdami išvengti savo vertybinių popierių praradimo ar raukšlių, padėkite juos į plastikinius arba medienos plaušo plokštės aplankus. Prieš tai atlikdami, būtinai kiekvienai sutarčiai priskirkite savo numerį. Tai palengvins jo suradimą, kai reikės.
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami lengvai rasti tinkamą sutartį, sudarykite apskaitos knygą. Paimkite storą kvadratinį sąsiuvinį. Pirmą lapą sunumeruokite. Duokite vertybinių popierių numerį ir užrašykite jį šiame žurnale. Skaičius gali būti sudarytas tik iš skaičių, pavyzdžiui, 345. Arba turi raidžių - 123-ID. Be jo, įrašykite sutarties sudarymo datą. Žurnalo eilutė turėtų atrodyti taip: 1. 2011-03-23 sutartis Nr. 345-Id. Pastabose nurodykite sandorio esmę, jei to reikalauja korporatyvinis dokumentų stilius.
2 žingsnis
Kai organizacijoje yra daugiau nei vienas juridinis asmuo, kiekvienam parengkite savo sutarčių žurnalą. Nurodykite įprastus simbolius. Pavyzdžiui, užsirašykite LLC „Trys lokiai“dokumentus kaip 456-TM. Ir pažymėkite sutartis iš „AB Vilkas ir raudonkepuraitė“876-VKSH. Skaičiai turėtų būti įrašyti į sąsiuvinius, kad nebūtų painiavos.
3 žingsnis
Net jei kiekvienas įmonės padalinys užsiima dokumentų vykdymu ir tvirtinimu, turėtų būti viena sutarčių apskaitos knyga. Priešingu atveju bus pakartoti dokumentų skaičiai, kurie įneš nesantaikos į įmonės veiklą. Nurodykite sekretorių ar biuro vadovą laikyti šį žurnalą. Nesuteikite darbuotojams antspaudo ar parašo su generaliniu direktoriumi, kol jam nebus suteiktas identifikacinis numeris.
