Visi organizacijos dokumentai turi būti tinkamai saugomi. Aiški sistema leidžia akimirksniu rasti tinkamą popieriaus lapą. Kai kurie dokumentų tipai turi savo saugojimo taisykles, pavyzdžiui, užsakymams.
Būtinas
aplankai, dėžės, popierius, kompiuteris
Nurodymai
1 žingsnis
Sukurkite užsakymų žurnalą, kuriame bus įrašyti visi organizacijos užsakymai. Žurnalas būtinai turi būti įrištas ir sunumeruotas, išskyrus postcriptus ar puslapių ištrynimą.
2 žingsnis
Žurnale turi būti tam tikri stulpeliai. Apytikslis stulpelių turinys gali būti toks: stulpelis, kuriame eilės tvarka nurodomas įrašo numeris, stulpelis su užsakymo data, stulpelis su užsakymo santrauka, stulpelis su užsakymo numeriu, stulpelis, kuriame darbuotojas palieka žymę susipažindamas su šia tvarka. Be to, galima pridėti stulpelį, nurodantį užsakymo vietą (aplankus ar langelį).
3 žingsnis
Visi užsakymai turėtų būti rūšiuojami į aplankus: įsakymai dėl darbuotojų priėmimo ir atleidimo (personalo įsakymai), įsakymai, atspindintys darbuotojų paskatas, siuntimas į komandiruotes ir atostogas, užsakymai, atspindintys pagrindinę organizacijos veiklą. Jei užsakymai turi puikius saugojimo laikotarpius, jiems sukuriami atskiri aplankai.
4 žingsnis
Užsakymų saugojimo sistema turi būti aiški, susisteminta ir užtikrinti užsakymams priskirtų numerių tęstinumą. Tai ypač aktualu, kai užsakymas atsiimamas dėl darbo. Kad būtų išvengta painiavos, rekomenduojama pasidaryti areštuoto užsakymo fotokopiją.
5 žingsnis
Visi užsakymai turi būti atspausdinti ant organizacijos firminio blanko. Tokiu atveju užsakymo antspaudo nereikia. Jei užsakymas atspausdintas ant paprasto popieriaus lapo, ant jo turi būti organizacijos antspaudas.
6 žingsnis
Jei įmonė priėmė elektroninę užsakymų saugojimo sistemą, ji turi būti vienoda visoje organizacijoje. Darbuotojai, turintys teisę pasirašyti ant šių dokumentų, turi turėti prieigą prie elektroninių užsakymų. Šiuo atveju labai patogu naudoti EDS (elektroninį skaitmeninį parašą). Bet kuriuo atveju rekomenduojama atsispausdinti užsakymo žurnalą.
