Į organizaciją įeinantys dokumentai yra apskaitomi. Paprastai gaunamų laiškų registravimas yra biuro užduotis, tačiau mažose komandose ši atsakomybė dažnai tenka sekretoriui. Korespondencijos apdorojimo metodas, kaip taisyklė, išsamiai aprašytas vidinėse biuro darbo instrukcijose. Jei jo nėra, tvarkydami naujus dokumentus turite laikytis tam tikros veiksmų tvarkos.
Būtinas
- - gaunamos korespondencijos registravimo žurnalas;
- - antspaudas „Gaunamas laiškas“.
Nurodymai
1 žingsnis
Priimkite ir surūšiuokite gaunamą korespondenciją. Reikia atidaryti visus laiškus, išskyrus tuos, kurie pažymėti specialiu ženklu, pavyzdžiui, „Asmeniškai vadovui“arba „Konfidencialu“ir t. Neskubėkite išmesti voko, pirmiausia patikrinkite, ar tekste nurodytas grąžinimo adresas. Registracijai nereikia apskaitos dokumentų (sąskaitų faktūrų, sąskaitų faktūrų), sveikinimų, reklaminės medžiagos.
2 žingsnis
Įveskite korespondencijos žurnale informaciją apie gautus laiškus. Tai gali būti elektroninė arba tradicinė (popierinė). Pildydami elektronines formas, vadovaukitės programos kūrėjų rekomendacijomis. Kompiuterinės sistemos palengvina raštvedybą, padeda greitai rasti reikalingą informaciją. Tačiau jose svarbu vienytis, griežtai laikytis informacijos įvedimo taisyklių, kitaip dokumentas gali pasimesti duomenų bazėje.
3 žingsnis
Įsigykite tradicinį žurnalą spaustuvėje arba patys sutvarkykite jį į A4 formato sąsiuvinį. Pagrindinis reikalavimas yra paieškos paprastumas, aiškumas ir užpildymo tikslumas. Žurnalą patogu laikyti lentelės pavidalu su šiais stulpeliais: 1. Registracijos data. Apsvarstykite gautų laiškų gavimo dieną ir vakare pateikite juos vadovui svarstyti, nebent organizacija patvirtino kitokią procedūrą; Registracijos numeris. Šį dokumento atributą sudaro bylos „Gaunami dokumentai“numeris (pagal patvirtintą organizacijos reikalų nomenklatūrą) ir gauto laiško serijos numeris (nuo kalendorinių metų pradžios). Pavyzdžiui, "Nr. 01-12-273", kur 01-12 yra bylos nomenklatūros numeris, 273 yra unikalus laiško numeris. Visa gaunama korespondencija registruojama vieną kartą, neatsižvelgiant į vėliau gautų egzempliorių skaičių, įskaitant elektroninius; Laiško autorius (organizacija, asmuo), pavyzdžiui, „Vstrecha LLC“arba „Regioninė administracija, vadovo pavaduotojas V. S. Sidorovas“ir kt. 4. Dokumento tema. Galite užpildyti šį stulpelį su informacija iš laiško antraštės arba perskaitę trumpai suformuluoti pagrindinę mintį. Rašykite taip, kad vėliau galėtumėte lengvai prisiminti, apie kurį dokumentą kalbama, ir paaiškinti jį savo kolegoms. Pavyzdžiui, „Dėl transporto paslaugų sutarties sudarymo“arba „Dėl informacijos apie pajamų mokestį teikimo iki 2011 12 12“ir kt.; 5. Vykdytojas. Gavę vadybininko vizą, užpildykite langelį. Įveskite atsakymą paruošiančio asmens vardą ir pavardę. Čia pažymėkite mokėjimo datą. Pažymėkite arba pabraukite atsakymo į skubų laišką datą. Pastabos. Čia galite padaryti pastabas apie vadovo įsakymo įvykdymą arba nurodyti svarbių laiško priedų buvimą arba pažymėti darbuotojų darbe turimų egzempliorių skaičių.
4 žingsnis
Užpildykite lentelę, kaip jums atrodo tinkama. Pavyzdžiui, bijodamas dokumentų saugumo, gaudamas laišką pažymėkite langelį rangovo parašui. Tačiau neperkraukite žurnalo ir savęs pernelyg versiškais įrašais. Dokumente yra visa reikalinga informacija, registracijos formos tik padeda atsekti jo darbo etapą.
5 žingsnis
Ant visų raidžių uždėkite specialų antspaudą, kuriame nurodomas susirašinėjimo tipas - „Gaunamasis“. Spausdinimas turėtų būti apatiniame dešiniajame pirmojo dokumento puslapio kampe. Įsitikinkite, kad spausdinimas nesutampa su tekstu. Spausdinimo eilutėje rankiniu būdu įveskite serijos numerį ir gavimo datą.
