Verslo laiškas įmonėse naudojamas bendraujant su partneriais, tiekėjais, darbuotojais, klientais. Šis dokumentas vaidina svarbų vaidmenį kuriant teigiamą įmonės įvaizdį. Todėl būtina teisingai, kompetentingai, aiškiai, taip pat paprastai ir lengvai sudaryti verslo laišką. Tai turėtų būti informatyvi ir siekti tikslo, kurį organizacija turi pasiekti iš gavėjo. Norėdami suprasti, kas yra verslo laiškas, turite atidžiau pažvelgti į jo struktūrą.
Dešiniajame verslo laiško kampe įdėkite savo įmonės logotipą. Jei įmonė jo neturi, parašykite organizacijos pavadinimą, juridinį adresą ir privalomus duomenis, kurie paprastai yra antspaude. Tai yra TIN, KPP, atsiskaitomoji sąskaita, korespondentinė sąskaita, BIK ir kita informacija apie sąskaitą ir banką, kuriame ji atidaryta.
Po įmonės logotipu ir antspaudu įveskite gavėjo asmens duomenis, jei verslo laiškas išsiųstas konkrečiam asmeniui. Kai dokumentas adresuojamas įmonei, parašykite jos pavadinimą, vietos adresą.
Lapo viduryje turėtumėte parašyti kreipimąsi į gavėją. Jei laiškas skirtas konkrečiam asmeniui, parašykite, pavyzdžiui, taip: "Gerbiamas Petrai Efremovičiau!" Kai įmonei išsiunčiamas laiškas, galimas toks variantas: "Mieli partneriai!" Atkreipkite dėmesį, kad kreipiantis į adresatą žodžiai negali būti sutrumpinti. Jei laiškas yra asmeninis, galite jį parašyti taip: "Mielasis Jurij Albertovičiau!"
Verslo laiško tekste pirmiausia parašykite įvykius, kurie sukėlė tam tikrą situaciją. Tada nurodykite laiško tikslą. Atidžiai apsvarstykite šią dokumento dalį. Aiškiai, glaustai, prieinama kalba, parašykite pretenziją, kvietimą, prašymą, pasiūlymą, atsakymą, sveikinimą, prašymą ar kitą tikslą, kuris paskatino jus parašyti laišką.
Tada apibendrinkite verslo laišką, tai yra, parašykite rezultatą, kurį norite gauti iš adresato. Pavyzdžiui, jei pakviečiate partnerį į prekių pristatymą, turėtumėte nurodyti: „Tikimės, kad apsilankysite parodoje, išsirinkite tinkamą produktą“.
Kai kuriais atvejais dokumentai pridedami prie verslo laiško. Jei pakviečiate, pavyzdžiui, savo partnerį į parodą, būtinai pateikite gavėjui kvietimą į šį renginį.
Teisingai užpildykite savo verslo laišką. Paprastai priimta, kad reikia parašyti žodžius: „Pagarbiai …“, tada nurodyti asmens, kurio vardu buvo surašytas dokumentas, asmens duomenis ir kontaktus.
