Bendradarbiavimas su užsienio partneriais Rusijos įmonėms jau tapo įprasta. Todėl keitimasis delegacijomis, kurios yra darbo proceso dalis, taip pat yra gana dažnas reiškinys. Tačiau jei įmonėje pirmą kartą priimate savo užsienio ar Rusijos partnerius, turėtumėte atsižvelgti į keletą niuansų, kad jie netrukdytų užmegzti verslo kontaktų ir nesugadintų susitikimo įspūdžio.
Nurodymai
1 žingsnis
Kvietimas susitikti turėtų būti išsiųstas kuo anksčiau, net jei buvo pasiektas preliminarus susitarimas. Tai ženklas, kad jūs labai vertinate savo partnerių laiką ir gerbiate jų užimtumą.
2 žingsnis
Gavę patvirtinimą, nurodykite atvykstančios delegacijos narių skaičių. Geriau, jei jums bus pateiktas svečių sąrašas, nurodant vietą ir prižiūrimas nuorodas. Pasirinkite savo delegacijos sudėtį pagal šį sąrašą. Pagal skaičių ji turėtų būti maždaug tokia pati kaip svečių delegacija. Aptarkite su svečiais, kokia kalba jie nori bendrauti, ir pasirūpinkite vertėju sau, net jei svečiai ketina atvykti su savo vertėju.
3 žingsnis
Sužinokite apie kiekvieno svečio atsakomybės ir kompetencijos sritį. Užsienio partneriai, kaip taisyklė, labai griežtai palaiko oficialią vadovavimo grandinę, todėl turite aiškiai suprasti, kokias problemas tas ar kitas svečias turi teisę aptarti.
4 žingsnis
Paruoškite ir susitarkite dėl klausimų, kuriuos turėsite aptarti, sąrašo. Surinkite visas medžiagas ir dokumentus, kurių jums gali prireikti. Nuspręskite, kokie dokumentai bus pasirašyti po derybų, ir aptarkite, kokiu būdu jie bus vykdomi: trukmė, pertraukos.
5 žingsnis
Pasirinkite patogų kambarį atsižvelgdami į susirinkime dalyvaujančių žmonių skaičių. Kiekviename iš jų turėtų būti vieta, kur jis galėtų patogiai įsitaisyti, nes tarp pertraukų teks sėdėti kelias valandas. Įsitikinkite, kad susitikimo metu patiekiama arbata, kava, sausainiai, o ant stalo - stiklinės ir mineralinis vanduo. Jei niekas neprieštarauja, nepamirškite įdėti peleninių.
6 žingsnis
Paprašykite savo svečių sutikimo įrašyti susitikimo garso įrašą, jo negalima padaryti be leidimo. Sėdėkite svečius, nukreiptus į lauko duris, šis psichologinis niuansas leis jiems nejausti streso. Paprašykite, kad per derybas nesiblaškytų išoriniai telefono skambučiai. Paruoškite svečiams dienoraščius ir rašiklius.
7 žingsnis
Neverskite svečių ieškoti jūsų, kai jie atvyksta į susitikimo vietą. Kažkas turi juos sutikti pastato vestibiulyje ir palydėti į kambarį, kuriame vyks derybos.
