Etiketas yra daugialypė sąvoka, yra elgesio taisyklių visuomenėje, prie stalo ar viešose vietose. Taip pat yra verslo etiketas, ypač verslo rašymo etiketas. Įmonės reputacija labai priklauso nuo to, kaip vyksta susirašinėjimas su klientais, darbuotojais ir partneriais.
Verslo korespondencijos bendrosios taisyklės
Rašytinė kalba labai skiriasi nuo žodinės, ypač dalykinės korespondencijos. Šiuolaikinė realybė yra tokia, kad rašymas vis dažniau reiškia el. Pašto pranešimą, o ne pranešimą popieriuje.
Kalbant apie verslo derybas su partneriais, apie bet kokius pranešimus, susijusius su verslo momentais, el. Paštas yra geriausias informacijos perdavimo būdas. Tačiau kvietimas, ačiū ar sveikinimo laiškai rašomi popieriuje.
Gerąja praktika laikoma naudoti kokybišką popierių, o geriau firminius blankus su organizacijos logotipu. Svarbius laiškus ar kvietimus į specialius renginius geriau pristatyti kurjeriu arba registruotu laišku. Pranešimas ant gražaus aukštos kokybės popieriaus atrodo tvirtas ir kelia įmonės reitingą.
Verslo korespondencijoje svarbu pranešimo teisingumas, raštingumas ir tikslumas. Neleidžiama pernelyg emocionalumo, žinomumo, įžeidžiančių pastabų, taip pat pristatymo trukmės ir dviprasmybės.
Svarbu susisteminti tekstą, teisingai įdėti kirčio ženklus ir skyrybos ženklus, kad gavėjas labai aiškiai suprastų, apie ką tiksliai yra raidė.
Kalbant apie bendravimo stilių, geriau vengti spalvingų frazių, sudėtingų daugiapakopių sakinių ir nereikalingų žodžių. Profesinių klišių gausa verslo korespondencijoje yra leistina.
Kad būtų aiškiau, prie teksto galite pridėti diagramas, diagramas ar lenteles.
Verslo korespondencijose nepriimtina naudoti jaustukus ir paveikslėlius. Prieš siųsdami, būtinai patikrinkite, ar tekste nėra klaidų ir rašybos klaidų.
Verslo laiškų kūrimo taisyklės
Gerai parašytas verslo laiškas turi būti aiškios struktūros. Vieno standarto nėra, tačiau yra bendros dizaino taisyklės.
Verslo laišką sudaro antraštė, sveikinimas, turinys (pagrindas), atsisveikinimas, parašas ir siunčiančios organizacijos duomenys.
Laiško „antraštėje“paprastai nurodomas organizacijos pavadinimas, logotipas, adresas ir kontaktai ryšiams palaikyti (telefonas, el. Paštas, faksas).
Taip pat antraštėje galima nurodyti įmonės veiklos rūšį ir vadovų vardus.
Dangtelis dažniausiai spausdinamas lapo centre, kartais leidžiama jį išdėstyti viršutiniame kampe.
Geros reputacijos įmonė turėtų turėti savo firminius blankus. Be to, el. Laiškai turėtų turėti formas, tai suteikia organizacijai tvirtumo.
Sveikinimų dalyje galite parašyti „Labas popietė“arba „Labas“, jei pranešimas nėra griežto tarpasmeninio pobūdžio. Aiškiame verslo laiške, pranešime ar kituose verslo dokumentuose tikslingiau bus nedelsiant kreiptis į adresatą vardu ir tėvavardžiu.
Verslo korespondencijoje svarbiausia yra pagrindinis laiško turinys - pagrindas.
Ši dalis turi didžiausią informacijos apkrovą, būtent joje atsiskleidžia apeliacijos tikslas.
Gali būti kelios kontaktavimo priežastys, atitinkamai, kiekvieno aspekto pristatymas turėtų prasidėti atskira pastraipa. Norint atskirti temas ir geriau suprasti informaciją, būtina struktūrizuoti pagrindinį laiško turinį.
Pastraipų pavyzdžiai apima šias frazes: „mes jūsų prašome“, „informuoti“, „pasiūlyti atlygį“ir kt.
Verta prisiminti, kad aspektuose taip pat yra struktūra.
Verslo laiško siuntėjas turi pagrįsti užklausos aktualumą, atskleisti pagrindinį jos turinį ir aprašyti laukiamą rezultatą, jei atsakymas būtų teigiamas.
Verslo laiškuose tiesioginės kalbos formulės naudojamos retai. Pagrindinis paskutinės frazės tikslas yra išreikšti pagarbą adresatui ir įprastą pagarbą mandagumui. Baigiamųjų frazių pavyzdžiai: „linkėjimai“, „linkėjimai“, „ačiū iš anksto už atsakymą“ir kiti.
Laiško pabaigoje turi būti asmeninis parašas. Paprastai nurodoma siuntėjo pavardė, inicialai ir pareigos, taip pat nurodomi kontaktiniai telefono numeriai.
Didelės įmonės naudoja elektroninius parašus. Tai yra specialus failas su tekstiniu parašu, kuris automatiškai pritvirtinamas kiekvienos raidės pabaigoje. Elektroninis parašas neturi viršyti penkių – šešių eilučių ir daugiau nei septyniasdešimt simbolių.
Ši dizaino struktūra taip pat taikoma reklaminiams laiškams, motyvaciniams laiškams ir padėkos laiškams, taip pat pranešimams, pareiškimams, pretenzijoms ir įspėjimams.
Siunčiant didelį kiekį informacijos, laiško tekste parašoma trumpa atrama, o pagrindinis paketas surašomas kaip atskiras priedas. Jei priedas „sveria“daug, apie tai turėtumėte įspėti gavėją postmarko motyvaciniame laiške.
Atsakyti į verslo laišką
Pagal verslo etiketo taisykles, atsakymas į laišką neturėtų būti atidėtas ilgiau nei dvi – tris dienas. Jei dėl daugelio objektyvių priežasčių atsakymui reikalingas ilgesnis laikotarpis, praneškite apie tai siuntėjui, tai laikoma gera forma ir padidina įmonės patikimumą.
Prisiminkite pagrindinį dalyką - turite atsakyti į visus verslo el. Laiškus, išskyrus akivaizdų šlamštą.
Atsakant į verslo laiškus, dažnai naudojamos standartinės kalbos formulės:
- "Mes apgailestaujame, kad jus informavome …";
- "Ačiū už …";
- „Kviečiame su malonumu …“;
- "Mes jums primename …";
- „Pagal jūsų prašymą informuojame …“ir kt.
Patogumo dėlei galite sukurti atskirą failą su panašiais kalbos modeliais. Atsisukę į blankus, jūs labai palengvinsite ir paspartinsite verslo laiškų rašymą.
Jei laiškas yra svarbus ir jūs turite tiksliai žinoti, kad jis buvo pristatytas adresatui, užsisakykite pristatymą per kurjerį arba išduokite registruotą laišką (Rusijos paštas). El. Laiške yra funkcija „Gautas pranešimas“, kuri automatiškai siunčia patvirtinimą, kad jūsų pranešimas buvo peržiūrėtas.
Jei neatsakyta į laišką, pagal etiketą galite paskambinti papildomai, kad susirašinėdami išsiaiškintumėte situaciją.
Verslo korespondencijos rūšys
Iš pradžių yra dvi verslo korespondencijos rūšys: vidinė ir išorinė. Išorinė korespondencija yra korespondencija, siunčiama gavėjui iš trečiosios šalies, o vidinė korespondencija naudojama vienos įmonės ribose.
Verslo laiškai pagal jų paskirtį skirstomi į: paraiškas, naujienlaiškius, skelbimus, paklausimus, rekomendacijas, pasiūlymus, priminimus, pretenzijas, kvietimus ir kt.
Laiškas - pranešime yra informacija, kurios adresatui reikia atlikti bet kokias užduotis bendros priežasties rėmuose. Tokia informacija yra svarbi ir svarbi tiek gavėjui, tiek siuntėjui.
Paraiška - verslo susirašinėjimo rūšis, apimanti užklausos siuntimą siekiant gauti informacijos ar paslaugų. Pavyzdžiui, paraiška dėl dalyvavimo renginyje.
Prašymas - rašytinis prašymas gauti dominančios informacijos. Prašymas gali būti oficialus ir privalomas.
Pasiūlymo laiške paprastai siūloma bendradarbiauti arba teikti konkrečias paslaugas ir komercinius pasiūlymus. Paprastai tokie laiškai siunčiami keliais adresais vienu metu; gali būti naudojamas masinis paštas.
Kvietimas - individualus kvietimo į susitikimą ar iškilmingą renginį laiškas. Kuriant tokią korespondenciją leidžiama naudoti specialias atostogų formas ar atvirukus. Svarbiausia yra aiškiai parašyti įvykio pavadinimą, adresą, susitikimo laiką ir vietą.
Priminimo laiškas yra pranešimas apie bet kokių įsipareigojimų vykdymą: skolos grąžinimą, ataskaitos teikimą, susirinkimo priminimą ir kt.
Jei viena iš šalių neįvykdė sutarties sąlygų arba pažeidė susitarimą, nukentėjusioji šalis gali išsiųsti ieškinį. Skiriamasis laiško bruožas - pretenzijos - yra išsamaus pažeistų sąlygų aprašymo buvimas, informacija apie žalos vertinimą, reikalavimai atlyginti nuostolius ar nustatytas pažeidimas pašalintas. Dažnai šis susirašinėjimas papildomas dokumentų kopijomis, nuotraukomis ir priėmimo pažymėjimais.
Rekomendaciniuose laiškuose vertinama trečioji šalis ar įmonė ir pateikiamos jų savybės. Tokie pranešimai dažniausiai pasitaiko pretenduojant į naujas pareigas.
Verslo el. Pašto ypatybės
Šiais laikais didelė dalis verslo laiškų siunčiami elektroniniu paštu, todėl verslo etiketo taisyklės taip pat suformuluoja elektroninio verslo bendravimo reikalavimus.
Atidžiai perskaitykite siuntėjo adresą. Tave turėtų įspėti pranešimai su panašiais pašto dėžutės adresais: „cupercat“arba „mini - bikini“. Be įprasto šlamšto, pranešimuose iš tokių adresų gali būti virusų.
Savo temos eilutę visada laikykite trumpą ir tikslią.
Etiketas leidžia cituoti originalų pranešimą, kad gavėjas galėtų iš karto suprasti, kas yra pavojus.
Priede leidžiama pritvirtinti papildomas medžiagas.
Etiketo taisyklių žinojimas ir taikymas verslo komunikacijos srityje padeda siuntėjui užsitarnauti gerą reputaciją ir pritraukti naujų partnerių.
