Pradedančiam tarnautojui gaunamų korespondencijų dizainas gali būti jėgos išbandymas. Tačiau kai tik procesas suskaidomas į paprastus ir suprantamus veiksmus, jis tampa nepastebima darbo dienos dalimi.
Nurodymai
1 žingsnis
Visi organizacijos gauti dokumentai turi būti užregistruoti tą pačią dieną, nepaisant to, kaip jie ten pateko (el. Paštu, per kurjerį, faksu ir pan.). Turi būti atspausdinti el. Laiškai, įrašomi telefoniniai pranešimai.
2 žingsnis
Žurnalo 1 stulpelyje nurodoma kiekvieno dokumento gavimo data. 2 stulpelis - jo registracijos numeris. Numeris priskiriamas gavimo tvarka, pradedant kiekvienais kalendoriniais metais. Tada patikrinamas kiekvienas pristatytas dokumentas: ar jis buvo pristatytas teisingai, ar pakuotė nepažeista. Jei jis nėra pažymėtas „asmeniškai“, vokas ar krepšys atidaromas ir patikrinamas turinys. Jei yra inventorius, jie jį patikrina. Jei trūksta kai kurių nurodytų dokumentų, turite parengti atitinkamą aktą ir įdėti pastabą į gaunamų korespondencijų žurnalą skyriuje „Pastabos“. Lapų su priedais skaičius nurodytas 3 stulpelyje.
3 žingsnis
Korespondencijos tipas įrašomas 4 stulpelyje. Tai gali būti užklausa, susitaikymo ataskaita, laiškas, pažyma, telegrama, pranešimas ir kt. Kituose dviejuose stulpeliuose nurodomas siuntėjas ir siunčiamo laiško numeris.
4 žingsnis
7 stulpelyje turi būti nurodyta siuntos suvestinė. Pavyzdžiui, „Dėl pažymos apie AA Ivanovo skolą pateikimo. bankas “arba„ Prašymas perskaičiuoti V. V. Sidorovos atlyginimus “.
5 žingsnis
Tada susirašinėjimas išduodamas adresatams, o gavus nutarimą, jis įrašomas į 8 stulpelį, kituose dviejuose vykdytojams nurodant dokumento įvykdymo terminą. Pastabose nurodoma, kad dokumentas buvo įvykdytas ir kur jis paduotas.
