Svarbi dokumentacija - sutartys, sąskaitos-faktūros, aktai - turi būti ilgai saugomi įmonėje. Kai kuriems vertybiniams popieriams šis laikotarpis yra penkeri ar net dešimt metų. Kad dokumentai nesusiraukšlėtų ar nepamestų, jie turi būti tinkamai užfiksuoti ir archyvuoti.
Būtinas
- - aplankai - segtuvai;
- - skaidrios bylos - kišenės.
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami pateikti sutartį, palaukite, kol ją pasirašys visos suinteresuotos šalys. Gaukite abiejų šalių generalinių direktorių parašus ir uždėkite jų antspaudus. Tada pasidarykite dokumento kopijas ir išdalykite jas visiems dalyviams.
2 žingsnis
Nurodykite sutarčiai numerį. Jame turi būti skaičiai ir raidės. Pavyzdžiui, 123-AB. Įrašykite dokumento pasirašymo numerį.
3 žingsnis
Sukurkite sutarčių žurnalą. Įveskite dokumento numerį, pasirašymo datą ir juridinį asmenį, kuriam jis priklauso. Skaičiai turi būti tvarkingi vienas po kito, atsižvelgiant į tai, kada buvo pasirašyta sutartis.
4 žingsnis
Jei įmonėje yra keli juridiniai asmenys, kiekvienas sutarčių žurnalas turėtų turėti savo. Tai padės išvengti painiavos.
5 žingsnis
Įdėkite sutartį į atskirą bylą. Jei yra kelios sutartys, įdėkite viską į vieną kišenę. Tai palengvins dokumentų palyginimą ir prireikus jų paiešką.
6 žingsnis
Įdėkite failą į segtuvą ir pritvirtinkite specialiais laikikliais. Neužpildykite to sandariai, dokumentai bus suglamžyti. Ant aplanko stuburo užrašykite juridinį asmenį, kurio dokumentai saugomi jame, taip pat metus, kai jie buvo pasirašyti.
7 žingsnis
Praėjus trejiems metams, aplankus su sutartimis galima siųsti į sandėlį. Sulenkite juos į kartonines dėžes ir padėkite į drėgmės neprieinamą vietą. Ant pakuotės taip pat nurodykite juridinį asmenį, su kuriuo susiję dokumentai, ir sutarčių pasirašymo metus.
8 žingsnis
Sąskaitos faktūros ir aktai pateikiami taip pat, kaip ir sutartys. Tačiau vietoj popierinio dokumentų registro geriau turėti elektroninį. Pavyzdžiui, programoje „1C: apskaita“. Galite atsisiųsti nemokamai čia: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Tai leis ne tik vesti visų vertybinių popierių apskaitą, bet ir atlikti su jais įvairias operacijas - atspausdinti papildomas kopijas, ištaisyti klaidas ir kt.
