Visi organizacijos dokumentai turi būti saugomi archyve. Pavyzdžiui, Mokesčių kodeksas nurodo, kad pirminiai dokumentai, mokesčių mokėjimą patvirtinantys dokumentai ir kiti turi būti saugomi ketverius metus. Tačiau yra ir tokių dokumentų, kuriuos po metų galima sunaikinti, pavyzdžiui, atostogų grafikai. Šalinimas turėtų būti atliekamas paskelbus aktą.
Nurodymai
1 žingsnis
Pirma, reikia pažymėti, kad dokumentai, „kurie atliko savo tikslą“, gali būti įrašomi į aktą tik tuo atveju, jei laikotarpis pasibaigė iki tų metų sausio 1 d., Kai toks dokumentas buvo parengtas, tai yra, 2010 m. aktą tik 2016 m.
2 žingsnis
Prieš surašydami aktą ir sunaikindami dokumentus, sudarykite aprašus, kuriuos turi patvirtinti organizacijos vadovas, ir parengia protokolą.
3 žingsnis
Patartina surašyti aktą lentelės forma. Viršutiniame dešiniajame kampe nurodykite išsamią organizacijos informaciją. Tada žemiau didžiosiomis raidėmis parašykite „Aš patvirtinu“, taisyklingoje eilutėje, žemiau nurodykite pareigas (vadovas, generalinis direktorius ir kt.), Tada pavardę ir inicialus. Net žemiau nurodykite akto surašymo datą.
4 žingsnis
Po to nurodykite tikslą, pavyzdžiui, paryškinti dokumentus, kurių galiojimo laikas pasibaigęs sunaikinti. Tada išvardykite priežastis, pavyzdžiui, „remiantis tipiškų organizacinių dokumentų sąrašu …“
5 žingsnis
Žemiau yra lentelinė dalis, kurią sudaro aštuoni stulpeliai. Pirmasis yra serijos numeris. Antrasis yra dokumento pavadinimas, pavyzdžiui, atostogų grafikai ar susirašinėjimas apie darbą su personalu. Trečia - pabaigos datos, tai yra tos datos, kurios dokumente nurodytos paskutinės, pavyzdžiui, atostogų grafikas baigiasi 2010 m., Todėl reikia parašyti „2010“. Čia nereikia nurodyti mėnesio.
6 žingsnis
Toliau pateikiamas stulpelis su atsargų numeriais, jei jų nėra, tada galite uždėti brūkšnelius. Tada užrašykite bylos indeksą pagal nomenklatūrą, pavyzdžiui, 05-20 grafiką, kur 05 yra departamento indeksas, o antrieji du skaitmenys yra bylos eilės numeris.
7 žingsnis
Po to nurodykite saugojimo vienetų skaičių, pavyzdžiui, grafikas gali būti vienas egzempliorius, tačiau korespondencija su rėmeliais yra daugiskaita. Tada užpildykite langelį su laikymo laikotarpiais pagal informacinę knygą. Pabaigoje, jei reikia, užpildykite stulpelį „pastaba“.
8 žingsnis
Po lentele parašykite, kad aprašai yra prieinami ir patvirtinti vadovo protokolu, nurodant jo sudarymo numerį ir datą.
9 žingsnis
Toliau apibendrinkite bendrą kiekį, kuris išreikštas paruoštų sunaikinti dokumentų vienetų skaičiumi, pavyzdžiui, 2006–2010 m. Buvo sunaikinti 234 daiktai.
10 žingsnis
Tada vadovas vėl patikrina visus duomenis ir pasirašo dokumentą.
