Jums skubiai reikia dokumento, bet nepamenate, kur jį įdėjote? Įtraukite tvarką į savo biuro gyvenimą, sutvarkykite viską sunumeruotuose aplankuose - tai palengvins jūsų darbą.
Mes sutvarkėme daiktus popieriuose
Jei dokumentų yra nedaug ir jie susiję su viena taikymo sritimi, juos reikia susidėti į vieną vietą, geriausia į aplanką. Bet paprastai vieno aplanko nepakanka, jų turėtų būti keli. Pavyzdžiui, aplankas su įmonės steigiamaisiais dokumentais, laiškais, sutartims su tiekėjais ir kt.
Plečiantis įmonei, aplankų skaičius didėja. Jums gali prireikti ne vienos, o kelių lentynų. Tada atsiranda darbuotojai, kurie turės savo dokumentų srautus ir aplankus. Tai yra, pirmoji tvarkos taisyklė yra dokumentų paskirstymas į teminius aplankus, kurie turėtų būti lentynoje.
Dabar pramonė gamina horizontalius ir vertikalius dėklus. Jie yra labai praktiški, užima mažai vietos, gerai tinka ant stalo ir leidžia turėti visus pagrindinius bei dažnai naudojamus dokumentus po ranka, nereikalaujant įsigyti naujų baldų.
Registras
Jei yra daug dokumentų, galite sukurti specialų registrą (registracijos žurnalą) jiems arba keliems. Pavyzdžiui, gaunamų ir siunčiamų dokumentų žurnalai. Juose nurodoma registracijos data ir gaunamo (siunčiamo) dokumento numeris, trumpas jo turinys ir (arba) pavadinimas ir vieta, kur dokumentas siunčiamas (kuriam skyriui, kuriam pareigūnui jis buvo perduotas, kuriame aplanke jis yra ir t. T.).).
Daliai arba visiems aplankams, jei yra daug dokumentų ir daug panašių aplankų (pagal reikšmę), jums gali prireikti dokumentų aplanko kiekviename aplanke, tai yra jų sąrašo, kuris yra įdėtas arba kaip nors pridėtas aplanke. aplanko viduryje. Kiekvienam dokumentui gali būti priskirtas numeris (jei jo dar nebuvo) arba duoti savo. Tada jums nereikės peržiūrėti visų dokumentų, o tiesiog pažiūrėti į jų sąrašą ir tada pasiimti reikiamą numerį.
Įdėkite dokumentus į atitinkamus aplankus, dėklus ir lentynas, paleiskite juos laiku ir viską rasite greitai ir lengvai.
Darbo vietos tvarkymas
Darbo vieta turi būti tvarkinga. Stenkitės valyti stalą kasdien arba bent kartą per kelias dienas. Reikiamus dokumentus galite palikti ant stalo, likusius padėti į aplankus, ant padėklų ir lentynų, o jei juos atėmėte iš kažkieno, tada grąžinkite. Tik jei duosite, geriau gerai atsiminti, kas tai net užrašė.
Ir, galiausiai. Asmuo, kurio dokumentai visada yra, yra lengvai randami ir laiku atvežami, visada gerai nusiteikę su valdžios institucijomis. To jums linkime iš visos širdies.
