Tokiems dokumentams nėra visuotinai priimtos formos, tačiau pageidautina laikytis bendrųjų reikalavimų, kylančių iš pačios verslo komunikacijos logikos. Taigi nuo pirmųjų pranešimų eilučių turėtų būti aišku, kam jis skirtas, iš ko, kokiu klausimu ir kaip susisiekti su autoriumi. Visa tai supaprastins dokumento apdorojimą ir nuosavybės perdavimą. Tai reiškia, kad tai padidins teigiamo atsakymo tikimybę.
Būtinas
- - kompiuteris;
- - teksto redaktorius;
- - spausdintuvas ar el. paštas.
Nurodymai
1 žingsnis
Pirmoje laiško eilutėje turi būti bent jau organizacijos pavadinimas. Idealiu atveju tai turėtų būti konkretus asmuo, turintis vardą ir pareigas, tačiau iš esmės nebūtinas. Bet kurioje organizacijoje jie išsiaiškins, kieno kompetencijai priklauso jūsų klausimas, ir perduos tai, kam ji turėtų būti skirta.
Net jei adresuojate pranešimą pirmajam asmeniui, tai nėra faktas, kad kažkas perskaitys jį pats. Greičiausiai jis pasirašys už pavaldinius.
2 žingsnis
Nurodykite, kas esate. Jei kreipiatės organizacijos vardu, geriausia naudoti firminius blankus, o paraše nurodykite savo pareigas ir vardą. Tuo atveju, kai elgiatės kaip privatus asmuo, pakaks visos pavardės, vardo ir tėvavardžio bei adreso. Norėdami susisiekti skubiau, galite nurodyti savo telefono numerį, el. Pašto adresą ir kitus bendravimo būdus.
3 žingsnis
Savo laiško esminės dalies antraštėje nurodykite, kokiam tipui jis priklauso: informacijos prašymas (jei prašote atsakymo į tam tikrus klausimus), skundas, pretenzija ar skundo laiškas (taikoma, jei tai pažeidžia organizacijos atstovų, ypač vartotojų), jūsų pasiūlymų (įskaitant komercinį pasiūlymą). Galimas variantas „apeliacija“.
Žemiau esančioje eilutėje patartina nurodyti laiško dalyką, trumpai suformuluojant jo esmę: ko norite paklausti, kieno veiksmus, kurio organizacinio padalinio darbuotojus laikote neteisėtais ir pan.
Siųsdami laišką elektroniniu paštu, nepamirškite ir šiam tikslui skirto lauko „Tema“. Juk nuo jos turinio priklauso, ar laiškas perskaitytas, ar užmuštas.
4 žingsnis
Pasakykite adresatui, kas jus paskatino susisiekti. Jei tai įvykis, nurodykite visas jo aplinkybes: kokius veiksmus prieš jus, jūsų nuomone, laikote neteisėtais, kokioms įstatymo nuostatoms jie, jūsų nuomone, prieštarauja.
Jei ką nors pasiūlote, suformuluokite pasiūlymo esmę, sutelkite dėmesį į naudą, kurią adresatas gali gauti priimdamas, į tai svarbias jūsų stipriąsias puses.
Jei paprašysite valstybinės organizacijos paaiškinimų, pakanka kreiptis į Konstituciją ir įstatymą „Dėl Rusijos Federacijos piliečių apeliacijų nagrinėjimo tvarkos“.
Apskritai elkitės pagal aplinkybes.
5 žingsnis
Nurodykite, ko prašote, esmę (juk tai yra tikslas, dėl kurio rašoma jūsų žinutė): priemonės, kurių tikitės ir tikite, yra pakankamos, kad realizuotumėte savo teises, išvardykite klausimus, į kuriuos norėtumėte gauti atsakymą į ir kt.
Jei laiškas yra susijęs su konfliktine situacija ir yra skirtas organizacijos kaltininkui, nebus nereikalinga išvardyti priemones, jei gausite nemotyvuotą atsisakymą ar laiško nepaisysite. Pavyzdžiui, pareikšti ieškinį ir reikalauti atlyginti moralinę žalą.
6 žingsnis
Prenumeruokite pabaigoje. Jei kreipiatės kaip privatus asmuo, pakanka parašo (popierine forma) ir datos. Jei, kaip organizacijos atstovas, reikės nurodyti pareigas ir pavardę su inicialais.
