Kartais žmonės, kurie naudojasi laiškais verslo komunikacijai, klausia savęs, ar įmanoma kaip nors paveikti adresato sprendimą. Kai kurie žmonės mano, kad tai neįmanoma; kiti į klausimą atsako teigiamai. Kas teisus? Verslo korespondencija yra labai subtilus darbas. Užpildę laišką, turite parodyti pagarbą adresatui, būti teisingi ir neįkyrūs! Galite paveikti žmogų per popierių, tačiau tam reikia laikytis kai kurių taisyklių.
Užmegzti psichologinį kontaktą
Psichologinis kontaktas verslo korespondencijoje yra labai svarbus, nes jo nesant, bendradarbiauti beveik neįmanoma. Būtinai kreipkitės į adresatą naudodami žodį „Gerbiamasis“. Niekada netrumpinkite žodžių antraštėje. Tai yra, jei jūs gerai nepažįstate žmogaus, galite kreiptis taip: „Gerbiamas pone Petrove“, o ne „Uv. Ponas Petrovas “.
Jei anksčiau sutikote žmogų ir kalbėjote keliomis temomis, susijusiomis su jūsų darbu, būtinai naudokite šį faktą įžangoje. Jei nežinote adresato, teiraukitės jo įmonės.
Įžangos pavyzdys.
1. Gerbiamas Petr Petrovič! Šių metų spalio 12 d. Restorane „Angara“įvykusiame verslo susitikime aptarėme smulkaus verslo investicijų temą.
2. Gerbiamas pone Petrove! Sužinojome, kad jūsų įmonė yra Irkutsko srities lyderė gaminant juostinius pjūklus. Mūsų įmonė užsiima lentpjūvių gamyba. Norėtume ateityje bendradarbiauti su jumis.
Jei sužinosite, kad organizacijos vadovas labai susirūpinęs savo reputacija ir ieško partnerių, galite paprašyti jo patarimo. Toks žmogus mielai sutiks padėti, nes jūs galite daryti įtaką įmonės reputacijai. Labai patogu bendradarbiauti su tokia organizacija, nes vadovas stengsis įvykdyti visas sutarties sąlygas, kad neuždirbtų neigiamų atsiliepimų.
Argumentų ir faktų radimas
Norėdami įtikinti klientą, kad esate teisus, turite rasti argumentų. Jie yra vidutiniai, stiprūs ir stipriausi. Psichologai, kurdami raidę, pataria laikytis šios sekos: stipri - vidutinė - stipriausia.
Stipriuose yra šie argumentai:
- Pristatyme bus pristatomi naujausi juostinių pjūklų gamybos įrangos pokyčiai.
- Siūlomos įrangos kaina bus 30% mažesnė už rinkos kainą.
Vidutiniai faktai:
- Pristatymo dalyviai turės galimybę pamatyti veikiančią naują įrangą, taip pat gauti patarimų apie prietaisų veikimą.
- Siūlomos įrangos garantija bus padidinta 2 metais.
Stipriosios apima šiuos argumentus:
- Pristatymo pabaigoje vyks akcija, kurios dalyviai, įsigydami įrangą, galės visiškai nemokamai gauti antrąją.
Adresato problemos paieška
Prieš siūlydami ką nors, pabandykite rasti priežastį, kuri paskatintų skaitytoją naudotis jūsų paslaugomis ar įsigyti produktą iš jūsų. Pavyzdžiui, jūs siūlote krovinių gabenimo paslaugą. Atidžiai išstudijuokite adresato darbą, nustatykite jo nepasitenkinimą. Norėdami tai padaryti, galite nusiųsti „šnipą“. Taip pat galite sužinoti, kuria įmone jis naudojasi. Tada raskite neigiamus organizacijos, vykdančios krovinių gabenimą, aspektus. Pabandykite nustatyti problemą, kuri gali kilti dirbant su trečiąja šalimi.
Jei siūlote įrangą, kuri yra geresnė už tą, kurią naudoja adresatas, būtinai apie tai parašykite laiške, turėdami omenyje tai, kad naudojant jūsų prietaisus gamybos apimtis smarkiai padidės.
Formuluoti mintis
Pabandykite teisingai suformuluoti savo mintis. Pavyzdžiui, psichologai pataria verslo korespondencijoje nenaudoti dalelės „ne“ir „ne“.
Pavyzdys.
Neteisinga frazė: spalio 12 d., Jums nepakenktų apsilankyti mūsų parodoje.
Teisinga frazė: spalio 12 dieną mes mielai jus pamatysime mūsų parodoje.
Laiško dizainas
Adresato požiūris į jūsų įmonę priklauso nuo siunčiamos korespondencijos dizaino. Verslo korespondencija apima firminių blankų naudojimą. Jūs neturėtumėte eksperimentuoti su šriftu ir dydžiu, geriau rinktis standartus, tai yra „Times New Roman“šriftą ir dydį 12. Nors tai ir smulkmenos, tačiau psichologiniu požiūriu tai daro didelę įtaką žmogui!
