Laiko planavimas yra savęs organizavimo taisyklės, prioritetizuojant darbų sąrašus. Yra įvairių savęs organizavimo būdų, ir jie priklauso nuo to, kas esate: lyderis, atlikėjas ar „vidutinio lygio“vadovas. Šiame straipsnyje pagrindinis dėmesys bus skiriamas vadovų laiko valdymui.
Lyderis, laisvai samdomas darbuotojas, savarankiškai dirbantis verslininkas savarankiškai priima sprendimus ir už juos prisiima asmeninę atsakomybę, todėl jam svarbu nustatyti prioritetus, išsikelti tikslus ir mokėti deleguoti tai, kas nereikalauja jo asmeninio dalyvavimo.
Laiko valdymo metodai vadovui:
Sistema ABC
Prioritetinių darbų sąrašų sudarymas. A prioriteto reikalai yra labai svarbūs. Prioritetiniai „B“reikalai yra tiesiog svarbūs, o tada „C“nėra svarbūs dalykai. Visos sąrašo užduotys atliekamos prioriteto tvarka ir jūs negalite pereiti prie kitos grupės, kol neužbaigsite ankstesnės užduoties. Turėdami šį darbų sąrašą dienos pabaigoje ar kitą dieną, galite lengvai išanalizuoti, kiek laiko praleista atliekant svarbiausius dalykus ir kiek laiko sugaištama likusiam. ABC sistema puikiai tinka kasdieniam planavimui.
„Eisenhower Matrix“
Šios matricos esmė yra ta, kad veikla ir veikla yra suskirstyti į šias grupes:
- „Skubu ir svarbu“. Pirmiausia juos reikia padaryti.
- - Svarbu, bet ne skubu. Tai yra poelgiai ir projektai, kurie mus skatina, kuriuose galime tobulėti. Tokius dalykus reikia daryti sistemingai, jie užima daug laiko. Blaškytis nuo svarbaus, bet neskubaus klausimo galima tik skubiu ir svarbiu klausimu (1).
- - Skubu, bet nesvarbu. Tai viskas, kas atitraukia mus nuo svarbių dalykų. Tokie atvejai mums neduoda jokios naudos, jų įgyvendinimas turi būti kiek įmanoma deleguotas.
- - Nėra skubu ir nesvarbu. Geriausia nedaryti tokių dalykų, kol jie taps „skubūs ir svarbūs“arba „svarbūs, bet ne skubūs“.
„Eisenhower Matrix“tinka planuoti dieną ar mėnesį.
Kitas galvos laiko valdymo triukas -
Bostono matrica
Jame naudojami du kriterijai:
- Nauda (Ar verslas dabar pelningas?);
- Perspektyva (ar byla perspektyvi?). Tai reiškia, kad iš projekto nėra jokios tiesioginės naudos, tačiau ateityje tai įmanoma.
Atsižvelgiant į atsakymus į šiuos klausimus, projektai skirstomi į kategorijas:
- Pelningas ir plėtojamas projektas yra „Star“kategorija.
- Projektas, reikalaujantis daug darbo jėgos, kad gautų išmokas ateityje, yra „Probleminio vaiko“kategorija. Galbūt ateityje nebus prasmės iš „Sunkaus vaiko“, bet jei viskas pasiseks, jis atneš superinių rezultatų ir taps nauja „Žvaigžde“.
- Projektai, kurie duoda naudos, bet neturi perspektyvų - „Karvės grynaisiais“.
- Projektai - „Šunys“. Šie projektai reikalauja daug pastangų, tačiau neturi plėtros galimybių ir neduoda naudos.
Vadovaujantis Bostono matricos principu, pagrindinis dėmesys turėtų būti skiriamas projektams - „Žvaigždės“, iš „Šunys“visiškai atsisakome. Jei „Sunkus vaikas“tampa „Šuo“, jo taip pat reikėtų atsisakyti. „Cash Cows“projektams skiriama tiek dėmesio, kiek reikia, bet ne daugiau. Piniginės karvės taip pat gali tapti Šunys ir atitinkamai su jomis elgtis.
