Svarbūs susirinkime, susirinkime ar susirinkime priimti sprendimai turėtų būti įrašyti į protokolą, kad juos būtų galima vykdyti. Norėdami tai padaryti, visų pirma būtina teisingai surašyti protokolą, didelį dėmesį skiriant tiek dokumento formai, tiek turiniui. Nepaisant vienos formos trūkumo, čia yra keletas ypatumų.
Nurodymai
1 žingsnis
Paruoškite A4 formato popieriaus lapus arba įmonės firminius blankus (vidiniams dokumentams). Tai sutaupys jus nuo to, kad nereikės rankiniu būdu įvesti išsamios informacijos (organizacijos pavadinimo, adreso ir kt.). Viršutiniame lapo centre iškart užrašykite pavadinimą „Protokolas“, o po juo mažesniu šriftu trumpai apibūdinkite esmę - pagrindinę susitikimo temą. Nurodykite įvykio datą ir vietą. Dabar pradėkite pildyti privalomą įvadinę dalį, susijusią su susirinkimo dalyvių, kurie tiesiogiai dalyvauja priimant bendruosius sprendimus, sąraše.
2 žingsnis
Pradžioje užrašykite pavardę, vardą, tėvavardį ir vadovo (susirinkimo pirmininko) pareigas. Ta pačia forma įvardykite sekretoriaus, sudarančio posėdžio protokolą, duomenis. Toliau skiltyje „Dalyvavo“surašykite visus dalyvavusius susitikime (vardas, pavardė, pareigos). Jei dalyvių yra daug, jų sąrašas puslapyje netilps, nurodykite bendrą jų skaičių, visą sąrašą pridėdami atskirame dokumente. Nepamirškite padaryti nuorodos į jį protokolo pabaigoje skyriuje „Priedas“. Skyriuje „Dienotvarkė“įrašykite kitą protokolo langelį. Čia, sunumeruotame sąraše, surašykite visas šio susitikimo problemas.
3 žingsnis
Užpildykite protokolo turinį griežtai laikydamiesi darbotvarkėje nurodytos tvarkos. Kiekvienoje pastraipoje turėtų būti trys skyriai. Pirmoje iš jų („Klausyta“) pateikite pranešimų tekstus ir būtinai nurodykite pranešėjų vardus, inicialus ir pozicijas. Skyriuje „Kalbėtojai“panašiu formatu nurodykite kitus susirinkimo dalyvius, kurie kalbėjo diskusijos metu. Kitame skyriuje „Nuspręsta“surašykite posėdžio metu priimtus sprendimus, nurodykite atiduotų balsų skaičių „prieš“, „už“arba „susilaikė“. Tada įdėkite susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus parašus.
