Protokolo ištrauka yra būtinas bet kurios organizacijos darbo eigos atributas. Išrašas turi juridinę galią, panašią į dokumento originalą, ir jame turi būti visa reikalinga informacija. Rengiant atitinkamus dokumentus, reikia atkreipti dėmesį į detales.
Paprastai protokolų išrašų vykdymo reikalavimai nustatomi kiekvienoje įmonėje pagal verslo apyvartos vidaus taisykles. Tačiau yra visuotinai priimtos normos, kaip šis dokumentas turėtų būti parengtas.
Protokolo išrašas yra tiksli dokumento originalo teksto kopija konkrečiu klausimu. Taigi susirinkimo protokolo išraše turi būti nurodytas valdymo organo, kurio posėdis buvo užfiksuotas, pavadinimas. Paprastai ši informacija nurodoma dokumento pavadinime. Čia dokumento tipas „Protokolas“pakeičiamas į „Ištrauka iš protokolo“. Kai kuriais atvejais užrašas „Pareiškimas“pateikiamas viršutiniame dešiniajame dokumento kampe.
Be to, norint išsaugoti originalo teisinę galią, protokolo išraše turi būti informacija:
- susitikimo data, vieta ir laikas;
- informacija apie kvorumo buvimą priimant sprendimus;
- informacija apie asmenį, atliekantį pirmininko funkcijas;
- informacija apie sekretoriaus funkcijas atliekantį asmenį.
Susirinkimo darbotvarkė sutrumpinta iki konkretaus klausimo, kuriam ruošiamas išrašas. Panašiai iš dokumento neįtraukiami visi fragmentai, susiję su trečiųjų šalių klausimų aptarimu.
Darbotvarkės klausimas, dėl kurio ruošiamas išrašas, svarstomas tiksliai su eilės numeriu, formuluote, diskusijos eiga ir priimtais sprendimais.
Pabaigoje išrašą pasirašo pirmininkaujantis pareigūnas ir patvirtina antspaudu. Po to seka reikalavimas, patvirtinantis jo autentiškumą „Pareiškimas teisingas“(„Teisingas“) ir sekretoriaus parašas su iššifravimu.
Protokolo išrašo originalas sunumeruotas, susiūtas ir patvirtintas įgalioto asmens antspaudu ir parašu.
