Bet kokių dokumentų perkėlimą į archyvą reglamentuoja Federalinis įstatymas Nr. 125-F3 „Dėl archyvinių reikalų Rusijos Federacijoje“. Dokumentai turi būti parengti, aprašyti, paduoti ir sunumeruoti. Tai turi būti padaryta per 12 mėnesių nuo bylos užbaigimo.
Būtinas
- - aplankas;
- - rišiklis;
- - paprastas pieštukas;
- - dokumentinis aprašas;
- - perduoti inventorių.
Nurodymai
1 žingsnis
Norėdami perkelti dokumentus į archyvą, sutvarkykite juos tvarka. Lizdų tvarka turi būti chronologinė. Pavyzdžiui, jei jūs perduodate baudžiamąją bylą, tada pirmasis puslapis bus teismo nutarties kopija, antrasis - preliminarus sprendimas, o toliau bus bylos tyrimas, pradedant nuo jo pabaigos. Jei perkeliate dokumentus iš personalo skyriaus į archyvą, tada pirmasis lapas yra paraiška atleisti iš darbo, antrasis - įsakymas dėl atleidimo, trečiasis - visi dokumentai, išdėstyti pagal datą nuo pabaigos.
2 žingsnis
Visus lapus, pradedant skaičiumi, sunumeruokite išdėstymo tvarka. Numeravimą atlikite paprastu pieštuku, bet aiškiai. Atlikite dokumentų inventorizaciją, pabaigoje parašykite, kiek numerių ir puslapių gavote, įdėkite savo parašą, inventoriaus sudarymo datą, organizacijos antspaudą, galvos parašą.
3 žingsnis
Pritvirtinkite visus lakštus segtuvu, viršuje pritvirtinkite aprašą. Į aplanką įdėkite raidės kodą su piliečio pavarde, kuriuo perkeliate bylą ir dokumentų perdavimo metus į archyvą. Metai turėtų būti tie patys, kuriais byla baigėsi.
4 žingsnis
Kiekvienam atvejui sukurkite atskirą aplanką arba visus atvejus per vienus metus įdėkite į vieną didelį aplanką ir padarykite bendrą kodo ir raidės kodo užrašą, t. Y. Tik tuos piliečius, kurių pavardė prasideda ta pačia raide, galima būti viename aplanke. Bet jei pildote daugybę dokumentų viename dideliame aplanke, bendrų lapų skaičius turėtų būti ne didesnis kaip 250.
5 žingsnis
Prieš perkeldami bylas į archyvą, surašykite perdavimo sąrašą. Pirmasis inventoriaus stulpelis skirtas visų atvejų serijos numeriams įrašyti, antrasis - nomenklatūros indeksams. Trečiame stulpelyje įrašykite visų antraščių pavadinimus, ketvirtame - perdavimo datą, penktame - lapų skaičių, šeštame - nustatytus bylos saugojimo laikotarpius archyve, septintame stulpelyje, įveskite visus papildymus ir pastabas. Dažniausiai septintasis stulpelis pildomas, jei dėl kokių nors priežasčių dokumentuose trūksta lapų arba iškart juos neteisingai įrašėte į dokumentų aprašą ir atlikote pakeitimus.
