Esant įtemptam darbo grafikui, gali būti sunku išskirti laiką ne tik pietums, bet ir penkių minučių atokvėpiui. Darbas avariniu režimu sukelia ne tik fizinį nuovargį. Susidaro psichologinis diskomfortas, kuris gali sukelti depresiją. Štai kodėl reikia kompetentingai organizuoti darbo dieną, kad pavyktų atlikti pareigas be didelių pastangų.
Laiko valdymo matrica - kaip ją sukurti
Populiariausia darbo laiko optimizavimo priemonė yra „Eisenhower Matrix“. Tai yra pirmas dalykas, kurio mokoma kompensuoti laiko planavimo mokymuose. Paprastoje keturių langelių lentelėje užduotys rašomos, padalijamos iš prioritetų. Viršutiniame kairiajame kvadrate - skubu ir svarbu. Tai apima ūmių krizių darbo momentų, neatidėliotinų užduočių, projektų, kurių terminai artėja, sprendimą. Dešiniajame viršutiniame kampe - svarbūs, bet ne tokie skubūs reikalai. Tai yra naujų projektų planavimas, atliktų projektų efektyvumo vertinimas, dabartinės kasdienės užduotys, naujų veiklos sričių nustatymas. Kairysis apatinis langelis - ne tokios svarbios, bet skubios užduotys. Tai apima pokalbius telefonu, kai kuriuos susitikimus, skubios medžiagos svarstymą, socialinę veiklą. Paskutinė, apatinė dešinioji ląstelė - klausimai nėra svarbūs ir nėra skubūs. Tai yra įprastas darbas, kai kurie skambučiai, pramogos.
Veiksmingiausia darbo diena laikoma ta diena, kai viršutinė dešinioji aikštė užpildoma maksimaliai - svarbiais, bet neskubiais klausimais. Tai reiškia, kad yra laiko atlikti visas paskirtas užduotis, viskas vyksta pagal planą, nenumatoma jokia ekstremali situacija. Jei viršutinė kairė aikštė yra pilna, tai reiškia, kad daugelis užduočių buvo atidėtos „vėlesniam laikui“, o dabar jūs turite išvalyti sukauptą skubių ir labai svarbių reikalų krūvą. Tuo pačiu metu kaupiasi svarbūs, bet ne skubūs dalykai, kuriuos taip pat reikia padaryti, tačiau tam nėra laiko. O pasibaigus ekstremaliai situacijai, kitas susidaro dėl to, kad buvę neskubūs atvejai jau seniai artėjo prie jų įgyvendinimo terminų.
Norint užkirsti kelią tokiai įvykių raidai, būtina reguliariai, o ne tik darbo dieną, sudaryti „Eisenhower“matricą. Efektyviausi vadovai tai daro kelis kartus. Mėnesio pabaigoje - kitas, paskirstydamas pagrindines užduotis langeliams. Savaitės pabaigoje - kitas, barstydamas kvadratais dabartinius darbus ir atlikdamas koregavimus. Ir dar nepasibaigus darbo dienai - kita, sudarant pirminių reikalų planą. Toks atsakomybės pasiskirstymas užtruks nuo penkių iki dešimties minučių ir leis jums nesugadinti smegenų, kuriuos dalykus daryti pirmiausia, o kuriuos - vėliau.
Nuolatinis krizė - ką daryti?
Jei viskas kaupiasi ir kaupiasi, o aštuonių darbo valandų nepakanka atlikti visas pareigas, verta pagalvoti apie įgaliojimų suteikimą. Galbūt nustatyta per daug užduočių, kurių negali atlikti vienas darbuotojas. Šią situaciją verta paaiškinti vadovybei. Norėdami tai padaryti, turite sudaryti užduočių sąrašą su papildomais punktais - ką turite padaryti, kad atliktumėte užduotį. Dar geriau - suplanuokite praleistą laiką. Tai aiškiai parodys viršininkui, kad nerealu susidoroti su visu vieno žmogaus darbu. Tokiu atveju dalį užduočių galima pašalinti iš vadovo ir perduoti kitam darbuotojui.
